Uvod: Prijavljivanje u stvarnom vremenu mijenja sve
Mandat Fiskalizacije 2.0 u Hrvatskoj ne zahtijeva samo elektronicko slanje racuna. Zahtijeva prijavljivanje podataka o racunima Poreznoj upravi u stvarnom vremenu, stvarajuci okruzenje kontinuirane kontrole transakcija (CTC) u kojem drzava ima gotovo trenutacni uvid u komercijalnu aktivnost diljem gospodarstva. Ovaj model prijavljivanja u stvarnom vremenu temeljito mijenja nacin na koji poduzeca moraju razmisljati o svojim procesima fakturiranja, integracijama sustava i kontrolama kvalitete podataka.
Za poduzeca navikla na serijsku obradu racuna na kraju dana ili tjedna, prijelaz na prijavljivanje u stvarnom vremenu zahtijeva znacajne prilagodbe radnih tijekova. Svaki racun mora biti validiran, poslan i potvrdjen prije nego sto se moze smatrati pravno izdanim, stvarajuci nove ovisnosti o dostupnosti sustava, mreznoj povezanosti i tocnosti podataka.
Portal FiskApplication
Portal FiskApplication centralno je sucelje Porezne uprave za uskladenost s Fiskalizacijom 2.0. Putem ovog portala poduzeca i njihovi ovlasteni AMS pruzatelji usluga mogu upravljati konfiguracijama e-fakturiranja, pratiti status prijenosa, pregledavati rezultate validacije i pristupati povijesnim podacima o racunima. Portal sluzi i kao operativni alat i kao nadzorna ploca za uskladenost.
Kljucne funkcije portala FiskApplication ukljucuju:
- Registracija i konfiguracija: Postavljanje poslovnih subjekata, dodjeljivanje korisnika i konfiguriranje parametara fakturiranja
- Pracenje prijenosa: Pracenje statusa poslanih racuna u stvarnom vremenu, ukljucujuci prihvacanje, odbijanje i obavijesti o greskama
- Rezultati validacije: Detaljne povratne informacije o racunima koji ne prolaze strukturnu ili poslovnu validaciju, s odredenim kodovima gresaka za usmjeravanje ispravaka
- Pretrazivanje i dohvacanje racuna: Pristup svim poslanim racunima za pregled, izvoz i pripremu revizije
- Izvjestavanje: Sazetak izvjesca o aktivnostima fakturiranja, koristan za uskladivanje s internim racunovodstvenim evidencijama
Poduzeca bi se trebala upoznati s portalom FiskApplication znatno prije roka za uskladenost, jer je razumijevanje njegovog sucelja i funkcionalnosti kljucno za rjesavanje problema i odrzavanje neometanog fakturiranja.
MICROeINVOICE za mala poduzeca
Prepoznajuci da se mikropoduzeca i vrlo mala poduzeca suocavaju s nerazmjernim izazovima u usvajanju tehnologije e-fakturiranja, hrvatska vlada razvila je MICROeINVOICE, besplatnu web aplikaciju koja malim poduzecima omogucuje kreiranje, slanje i primanje uskladenih e-racuna bez ulaganja u komercijalni softver. MICROeINVOICE je namijenjen poduzecima s malim obujmom racuna koja ne trebaju napredne znacajke komercijalnih platformi za e-fakturiranje.
MICROeINVOICE pruza sljedece mogucnosti:
- Kreiranje racuna: Vodeno sucelje za unos podataka o racunima koje ih automatski formatira u skladu s EN 16931
- Izravni prijenos: Ugradjena veza s platformom Fiskalizacije 2.0 za slanje racuna u stvarnom vremenu
- Mogucnost primanja: Mogucnost primanja i pregledavanja e-racuna od poslovnih partnera
- Osnovno arhiviranje: Kratkorocna pohrana izdanih i primljenih racuna unutar aplikacije
Iako MICROeINVOICE uklanja troskovnu prepreku za najmanja poduzeca, rastuce tvrtke trebat ce prijelaz na robusnija rjesenja koja nude znacajke poput automatizirane integracije podataka, skupne obrade, naprednog arhiviranja i kontrola pristupa za vise korisnika. Poduzeca bi trebala gledati na MICROeINVOICE kao polaznu tocku, a ne kao trajno rjesenje.
Radni tijekovi prijavljivanja B2B i B2G transakcija
Zahtjevi za prijavljivanje u stvarnom vremenu neznatno se razlikuju izmedu B2B i B2G transakcija, a poduzeca moraju razumjeti oba radna tijeka:
Za B2B transakcije, proces slijedi ove korake:
- Korak 1: Prodavatelj kreira racun u uskladenom formatu (EN 16931 s hrvatskim CIUS prosirenjima)
- Korak 2: Racun se salje Poreznoj upravi putem AMS pruzatelja ili portala FiskApplication
- Korak 3: Sustav validira racun prema strukturnim i poslovnim pravilima
- Korak 4: Nakon uspjesne validacije, dodjeljuje se jedinstveni identifikator i racun se isporucuje kupcu
- Korak 5: Kupac prima racun putem svog AMS pruzatelja ili pristupom portalu
Za B2G transakcije, proces prolazi kroz postojeci sustav eRacun koji koriste subjekti javnog sektora, pri cemu okvir Fiskalizacije 2.0 pruza temeljnu infrastrukturu za prijavljivanje. Dobavljaci javnog sektora trebaju potvrditi da su njihovi sustavi za fakturiranje kompatibilni i sa zahtjevima Fiskalizacije 2.0 i s ocekivanjima formata njihovih drzavnih klijenata.
Kvaliteta podataka i upravljanje greskama
Validacija u stvarnom vremenu znaci da se greske u kvaliteti podataka otkrivaju odmah, umjesto da se otkriju tjednima kasnije tijekom uskladivanja. Iako je to u konacnici korisno, zahtijeva od poduzeca implementaciju jacih kontrola kvalitete podataka uzvodno u procesu fakturiranja. Ceste greske validacije ukljucuju netocne porezne identifikacijske brojeve, neuskladene izracune PDV-a, nedostajuca obvezna polja i neuskladenost formata. Poduzeca bi trebala uspostaviti postupke pracenja gresaka i odrediti osoblje odgovorno za brzo rjesavanje odbijenih racuna kako bi se izbjegli zastoji u ciklusu fakturiranja.
Kako Arhivix pomaze
Arhivix nadopunjuje hrvatsku infrastrukturu za fakturiranje u stvarnom vremenu pruzajuci sloj dugorocnog arhiviranja koji poduzeca trebaju. Svi racuni arhivirani u Arhivixu zasticeni su AES-256 enkripcijom i pohranjeni na AWS S3 infrastrukturi, osiguravajuci trajnost i dostupnost tijekom cijelog obveznog razdoblja cuvanja. Sveobuhvatni revizijski tragovi biljeze svaku radnju s dokumentom, od pocetnog arhiviranja do dohvacanja i izvoza, pruzajuci poduzecima dokaze o uskladenosti potrebne za inspekcije Porezne uprave.
Bez obzira na to obradujete li racune putem AMS pruzatelja, portala FiskApplication ili aplikacije MICROeINVOICE, Arhivix osigurava da je svaki dokument sacuvan u svom izvornom strukturiranom formatu s potpunim metapodacima, spreman za reviziju u svakom trenutku.
