Arhiviranje e-otpremnica: Zakonski zahtjev čuvanja 10 godina i kako se uskladiti

Koliko dugo morate čuvati e-otpremnice?

Vrsta subjekta	Rok čuvanja
Javni sektor	Trajno
Privatni sektor	Najmanje 10 godina od datuma izdavanja

Sto točno morate čuvati?

E-otpremnice: sve poslane i primljene
E-prijemnice: sve potvrde
Papirnate verzije s hologramom: ako su korištene tijekom prekida
Revizijski trag: tko je kreirao, izmijenio, potvrdio
Prilozi: fotografije, CMR, certifikati kvalitete

Gdje se e-otpremnice pohranjuju?

1. Centralni sustav (portal)

Portal pohranjuje sve otpremnice centralno, ali oslanjanje isključivo na njega je rizično: zakon stavlja odgovornost na VAS.

2. Vas vlastiti sustav (obvezno)

Morate imati svoju kopiju. Opcije: DMS (preporučeno), ERP arhiva ili datotečni sustav.

Zašto DMS za arhiviranje?

Automatska klasifikacija: prema primatelju, datumu, vrsti robe
Zajamčeno čuvanje: sprječava slučajno brisanje
Integritet dokumenata: hash vrijednosti, digitalni potpisi, revizijski trag
Krizno povezivanje: povezuje otpremnice s računima, prijemnicama, ugovorima

Sto inspektori traže

Imate li sve otpremnice?
Jesu li pretražive?
Jesu li neizmijenjene?
Imate li revizijski trag?
Imate li sigurnosne kopije?

Lista za provjeru arhiviranja

DMS ili ERP s dugoročnim arhiviranjem
Automatska sinkronizacija s portalom e-otpremnica
Sigurnosna kopija izvan lokacije (oblak ili fizička)
Konfigurirani rokovi čuvanja (10 godina / trajno)
Zaštita od brisanja (zaključavanje čuvanja)
Pretraživanje po primatelju, datumu, vrsti robe
Revizijski trag omogućen
Povezano s e-racunima i prijemnicama

Zaključak

Arhiviranje e-otpremnica nije neobvezno: to je zakonski zahtjev na 10 godina. Ne oslanjajte se isključivo na državni portal.

Arhivix automatski arhivira sve e-otpremnice 10+ godina, s potpunim pretraživanjem, revizijskim tragom i zaštitom od brisanja. Uvijek spremni za inspekciju.