Koliko dugo morate cuvati e-otpremnice?
| Vrsta subjekta | Rok cuvanja |
|---|---|
| Javni sektor | Trajno |
| Privatni sektor | Najmanje 10 godina od datuma izdavanja |
Sto tocno morate cuvati?
- E-otpremnice -- sve poslane i primljene
- E-prijemnice -- sve potvrde
- Papirnate verzije s hologramom -- ako su koristene tijekom prekida
- Revizijski trag -- tko je kreirao, izmijenio, potvrdio
- Prilozi -- fotografije, CMR, certifikati kvalitete
Gdje se e-otpremnice pohranjuju?
1. Centralni sustav (portal)
Portal pohranjuje sve otpremnice centralno, ali oslanjanje iskljucivo na njega je rizicno -- zakon stavlja odgovornost na VAS.
2. Vas vlastiti sustav (obvezno)
Morate imati svoju kopiju. Opcije: DMS (preporuceno), ERP arhiva ili datotecni sustav.
Zasto DMS za arhiviranje?
- Automatska klasifikacija -- prema primatelju, datumu, vrsti robe
- Zajamceno cuvanje -- sprjecava slucajno brisanje
- Integritet dokumenata -- hash vrijednosti, digitalni potpisi, revizijski trag
- Krizno povezivanje -- povezuje otpremnice s racunima, prijemnicama, ugovorima
Sto inspektori traze
- Imate li sve otpremnice?
- Jesu li pretrazive?
- Jesu li neizmijenjene?
- Imate li revizijski trag?
- Imate li sigurnosne kopije?
Lista za provjeru arhiviranja
- DMS ili ERP s dugorocnim arhiviranjem
- Automatska sinkronizacija s portalom e-otpremnica
- Sigurnosna kopija izvan lokacije (oblak ili fizicka)
- Konfigurirani rokovi cuvanja (10 godina / trajno)
- Zastita od brisanja (zakljucavanje cuvanja)
- Pretrazivanje po primatelju, datumu, vrsti robe
- Revizijski trag omogucen
- Povezano s e-racunima i prijemnicama
Zakljucak
Arhiviranje e-otpremnica nije neobvezno -- to je zakonski zahtjev na 10 godina. Ne oslanjajte se iskljucivo na drzavni portal.
Arhivix automatski arhivira sve e-otpremnice 10+ godina, s potpunim pretrazivanjem, revizijskim tragom i zastitom od brisanja. Uvijek spremni za inspekciju.
