Novela, kterou řada firem a úřadů podcenila
Od 26. června 2024 platí zákon č. 197/2024 Sb., který novelizuje zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě. Doprovodná vyhláška č. 200/2024 Sb. upravuje prováděcí předpisy k výkonu spisové služby. Novela samotná je uz dva roky stará, jednotlivé přechodné lhůty se ale do praxe promítají postupně a právě rok 2026 je bodem, kdy se z teoretické povinnosti stává ostrá realita pro tisíce obcí, krajů, státních organizací i jejich softwarových dodavatelů.
Pro firmy, které vyvíjejí nebo provozují elektronické systémy spisové služby (eSSL), i pro veřejnoprávní původce, kteří tyto systémy používají, to znamená konkrétní technické a organizační kroky, které je potřeba mít hotové ještě letos.
Klíčové termíny roku 2026
| Datum | Co se děje |
|---|---|
| 30. 6. 2025 | Poslední den, kdy mohli dodavatelé předávat původcům eSSL systémy bez atestu Národního archivu |
| 1. 1. 2026 | U informačních systémů uvedených do provozu po 31. 12. 2025 musí textové digitální dokumenty obsahovat strojově čitelný text a metadata ve strojově čitelném formátu (XML) |
| 31. 12. 2026 | Konec prodloužené lhůty pro uvedení výkonu spisové služby do souladu s vyhláškou č. 259/2012 Sb. |
| 1. 1. 2027 | Stejná povinnost strojově čitelného textu a metadat platí i pro starší, již provozované systémy; vybraní veřejnoprávní původci musí vykonávat spisovou službu výhradně v atestovaném eSSL |
Kdo letos nasazuje nový systém spisové služby, musí požadavek na strojově čitelný text splnit hned od začátku ledna 2026. Kdo provozuje starší systém, má ještě rok navíc, ale lhůta pro celkové sladění s vyhláškou č. 259/2012 Sb. končí už 31. prosince 2026.
Koho se povinnost týká
Zákon mluví o tzv. veřejnoprávních původcích. Nejde jen o ministerstva a krajské úřady. Do této kategorie spadají mimo jiné:
- obce, kraje a hlavní město Praha včetně městských částí s přenesenou působností
- obce s pověřeným obecním úřadem a obce s rozšířenou působností
- organizační složky státu a jimi zřízené příspěvkové organizace
- veřejné vysoké školy, veřejné výzkumné instituce a veřejná zdravotnická zařízení
- právnické osoby zřízené zákonem, pokud jim byla svěřena působnost v oblasti veřejné správy
Podle výjimky v § 63 odst. 3 novely mají menší obce prvního typu bez stavebního nebo matričního úřadu a některé školské právnické osoby úlevu z povinné atestace, musí ale přesto vést spisovou službu plně v souladu s technickými požadavky. Pro dodavatele softwaru toto rozlišení znamená, že musí nabízet jak atestované řešení pro větší původce, tak funkčně shodnou, ale levnější variantu pro menší obce.
Co se technicky mění na dokumentech
Nejde jen o formální papírování. Nová pravidla přímo definují, jak musí vypadat elektronický dokument, aby ho bylo možné bez problémů zpracovat, vyhledat a jednou i trvale uložit v Národním archivu:
- statický textový dokument v digitální podobě musí obsahovat textovou vrstvu, tedy strojově čitelný text, nikoli jen naskenovaný obraz
- pokud pro daný typ dokumentu existuje národním standardem stanovené XML schéma, musí dokument nést i metadata v tomto formátu
- metadata doručených dokumentů se musí zpracovávat automatizovaně už při jejich příjmu do systému
- povinnost se netýká dokumentů určených výhradně pro komunikaci mezi informačními systémy
V praxi to znamená, že naskenovaná faktura nebo smlouva bez OCR vrstvy uz nesplňuje literu předpisu. Systémy, které dosud spoléhaly na prosté uložení obrazu PDF, musí doplnit rozpoznávání textu a strukturovaná metadata, jinak nebudou od roku 2026, respektive 2027 u starších instalací, v souladu se zákonem.
Sankce a atestace jako pojistka
Zákon č. 499/2004 Sb. v § 74 odst. 11 písm. b) umožňuje uložit pokutu až do výše 200 000 Kč tomu, kdo nevede spisovou službu řádně nebo v souladu se zákonem. U větších organizací s desítkami tisíc dokumentů ročně jde spíše o symbolickou částku, skutečné riziko je jinde. Neatestovaný nebo nesouladný systém znamená problém při předarchivní péči, tedy ve chvíli, kdy se dokumenty po skartačním řízení předávají do veřejného archivu. Národní archiv může převzetí odmítnout, pokud dokumenty a metadata neodpovídají standardu, a organizace tak zůstane s nevyřešenou agendou, kterou nelze legálně skartovat ani předat.
Atestaci eSSL uděluje Národní archiv na základě posouzení akreditovaného posuzovatele podle § 69b až § 69d zákona. Vybraní veřejnoprávní původci musí mít atestovaný systém od 1. ledna 2027, dodavatelé přitom mohli dodávat neatestovaná řešení jen do poloviny roku 2025. Kdo dosud atestaci neřeší, měl by ji zahájit v druhé polovině roku 2026, protože posuzování u akreditovaných subjektů trvá i několik měsíců a fronta zájemců před koncem přechodného období bude podle vyjádření Národního archivu jen narůstat.
