Закриване на фирма =/= Закриване на архива
Много собственици на бизнес вярват, че закриването на фирмата слага край на задължението за съхранение на документи. Това не е вярно. Архивните закони изискват документацията да бъде запазена дори след като юридическото лице престане да функционира.
Правни задължения при закриване
- Организиране на документацията -- всички документи трябва да бъдат подредени по година и категория
- Актуализиране на архивната книга -- пълна инвентаризация на цялата документация
- Отделяне на безсрочните записи -- документите с трайна стойност се отделят
- Предаване на държавния архив -- безсрочните записи се предават на компетентния архив
- Унищожаване на небезсрочен материал -- само с одобрение от архива
Срокове на съхранение, валидни след закриване
| Вид документ | Срок на съхранение |
|---|---|
| Финансови отчети | Безсрочно |
| Данъчна документация | 10 години |
| Ведомости за заплати | Безсрочно |
| Трудови договори | Безсрочно |
| Търговски договори | 10 години от изтичане |
| Фактури | 10 години |
Как DMS улеснява закриването
- Организирано предаване: всички документи вече категоризирани с метаданни
- Автоматична архивна книга: генерирайте пълната архивна книга за предаване
- Експорт в стандартни формати: PDF/A за дългосрочно съхранение
- Одитна следа: доказателство за целостта на документите през целия период на съхранение
Заключение
Arhivix Ви помага да закриете фирмата си в съответствие със закона. Автоматична архивна книга, организирана документация и експорт за предаване на държавния архив. Не чакайте до последния момент -- организирайте документите си сега.
