Какво е Правилникът за защита на деловодния материал?
Правилникът за защита на деловодния материал и архивните материали е вътрешен акт, който всяко юридическо лице и предприемач в Сърбия трябва да приеме. Този документ определя как фирмата организира, съхранява, защитава и управлява своята документация -- от създаването до унищожаването или предаването на архива.
Задължението за приемане на Правилника е предписано от член 10 на Закона за архивните материали и архивната дейност ("Службен гласник РС", бр. 6/2020).
Кой трябва да има този Правилник?
- Всички юридически лица (ООД, АД, публични предприятия)
- Предприемачи
- Държавни институции и органи
- Сдружения и фондации
- Училища, болници, културни институции
По същество -- всеки, който създава или притежава документация като част от своята дейност.
Какво трябва да съдържа Правилникът?
1. Общи разпоредби
Определение на предмета, правна основа, термини (деловоден материал, архивни материали, класификационна маркировка).
2. Методи за водене на записи и класификация
Как документацията се приема, регистрира, класифицира и подрежда по категории. Препратка към списъка на категории на деловоден материал.
3. Съхранение и защита
- Условия за съхранение (температура, влажност, противопожарна защита)
- Физическа защита (заключена стая, рафтове, класьори)
- Дигитална защита (резервно копие, криптиране, контрол на достъпа)
4. Отговорни лица
Назначаване на лице, отговорно за защитата на деловодния материал. Законът изисква всяка фирма формално да назначи това лице.
5. Срокове на съхранение
Препратка към списъка на категории със срокове на съхранение.
6. Процедура за унищожаване
Процедура за унищожаване на документация с изтекли срокове на съхранение -- включително задължението за получаване на одобрение от компетентния архив.
7. Предаване на архивни материали
Процедура за предаване на документация с безсрочна стойност на компетентния архив (задължително след 30 години или при закриване на фирмата).
8. Преходни и заключителни разпоредби
Дата на влизане в сила, задължение за запознаване на служителите с разпоредбите на Правилника.
Как да приемете Правилника
- Изгответе документа въз основа на законовите изисквания и спецификата на Вашата фирма
- Адаптирайте го към Вашата дейност -- IT фирма и строителна фирма имат различни видове документация
- Директорът приема Правилника с решение
- Запознайте служителите с разпоредбите на Правилника
- Съхранявайте Правилника и го предоставяйте на компетентния архив при поискване
Връзка с други задължения
Правилникът е част от по-широка система за защита на документите, която включва:
- Списък на категории на деловоден материал -- класификация и срокове на съхранение
- Архивна книга -- годишни записи на документацията
- Назначаване на отговорно лице -- формален акт
Всички тези документи заедно формират пълна правна защита за Вашата документация.
Глоби за липса на Правилник
Ако архивната инспекция установи, че фирмата няма приет Правилник, глобите са:
- Юридически лица: 50 000 -- 2 000 000 RSD
- Отговорни лица: 5 000 -- 150 000 RSD
Заключение
Правилникът за защита на деловодния материал не е формалност -- той е основата на цялата система за управление на документи във Вашата фирма. Без него всички останали задължения (архивна книга, списък на категории, унищожаване) нямат правна рамка.
Arhivix Ви помага да приложите всичко, което Правилникът предписва -- от класификация и съхранение до автоматично проследяване на срокове и генериране на архивна книга. Опитайте безплатно.
