Какво е архивната книга и защо е задължителна?
Архивната книга (архивска книга) е законово задължителен регистър, в който всяко юридическо лице и предприемач в Сърбия трябва да записва целия деловоден материал (регистратурски материал), създаден по време на стопанската дейност. Според Закона за архивните материали и архивната дейност ("Службен гласник РС", бр. 6/2020), всяка фирма трябва да поддържа архивна книга и да я подаде в компетентния архив до 30 април за предходната година.
Много фирми не знаят за това задължение или го игнорират -- докато не пристигне архивната инспекция. Глобите за юридически лица могат да достигнат 2 000 000 RSD.
Какви колони съдържа архивната книга?
Формулярът на архивната книга съдържа следните колони:
| Колона | Описание | Пример |
|---|---|---|
| Пореден номер | Непрекъснат входящ номер, продължава от година на година | 1, 2, 3... |
| Дата на вписване | Дата, на която се записва вписването | 15.01.2026 |
| Година на създаване | Година, в която е създадена документацията | 2025 |
| Класификационна маркировка | Код от Вашия списък на категории | 04-02 |
| Съдържание (описание) | Кратко описание на категорията документация | Изходящи фактури |
| Количество | Брой папки, кутии или MB (за електронни) | 3 папки |
| Срок на съхранение | Период на съхранение съгласно списъка на категории | 10 години |
| Местоположение | Къде е физически/дигитално съхранена документацията | Рафт 3, архивна стая |
| Бележки | Допълнителна информация (унищожена, предадена на архив и др.) | -- |
Стъпка по стъпка: Как да попълните архивната книга
Стъпка 1: Подгответе списъка на категории
Преди да започнете да попълвате, трябва да имате приет Списък на категории на деловоден материал със срокове на съхранение. Този документ определя всички видове документация във Вашата фирма и колко дълго всеки вид трябва да се съхранява. Списъкът трябва да бъде одобрен от компетентния архив.
Стъпка 2: Съберете цялата документация за годината
Създайте инвентарен списък на цялата документация, създадена или получена през годината:
- Фактури (входящи и изходящи)
- Договори
- Кадрова документация
- Финансови отчети
- Данъчна документация
- Обща кореспонденция
- Техническа документация
Стъпка 3: Класифицирайте документацията
Присвоете всеки документ към съответната категория според Вашия списък на категории. Всяка категория получава своята класификационна маркировка.
Стъпка 4: Попълнете колоните
За всяка категория документация въведете данните в архивната книга. Поредният номер продължава от предходната година -- не започвате от 1 всяка година.
Стъпка 5: Подпишете и подайте
Архивната книга се подписва от лицето, отговорно за защитата на деловодния материал. Подаването се прави в компетентния териториален архив (напр. Исторически архив на Белград за белградски фирми) до 30 април.
Най-чести грешки
- Започване на поредния номер от 1 всяка година -- Номерът е непрекъснат, продължава от предходната година
- Липса на списък на категории -- Без одобрен списък архивната книга няма основание
- Пропускане на електронна документация -- Електронните фактури, имейлите и дигиталните договори също трябва да се записват
- Неточни количества -- Посочете прецизно броя папки/кутии или мегабайти
- Ретроактивно попълване в последния момент -- Поддържайте книгата през цялата година, а не само преди крайния срок
Електронна или хартиена архивна книга?
Законът позволява поддържане на архивната книга в електронна форма. Това е далеч по-практично, защото позволява:
- Автоматично генериране на поредни номера
- Търсене по всяко поле
- Експорт в PDF или Excel за подаване в архива
- Интеграция с DMS системи за автоматично попълване
Arhivix автоматично генерира архивната книга въз основа на документите, които качвате в системата. Вместо ръчно попълване, системата проследява всеки документ и в края на годината -- архивната книга е готова с едно щракване.
Краен срок и глоби
Крайният срок за подаване на архивната книга в компетентния архив е 30 април на текущата година за документация, създадена през предходната календарна година.
Глоби за неподаване или неточни записи:
- Юридически лица: 50 000 -- 2 000 000 RSD
- Предприемачи: 10 000 -- 500 000 RSD
- Отговорни лица: 5 000 -- 150 000 RSD
Заключение
Попълването на архивната книга не трябва да е сложно, ако имате правилната подготовка и инструмент. Ключът е да поддържате записи през цялата година, да имате одобрен списък на категории и да не чакате до последния момент.
С Arhivix архивната книга се генерира автоматично. Качвайте документи в системата през цялата година и до април -- всичко е готово за подаване. Опитайте безплатно.
