Ozko grlo papirja, ki stane prodajo
43 % malih podjetij v ZDA bodisi ne sledi zalogam ali pa uporablja povsem rocne metode. Glavni vzrok pogosto ni lenoba - je to, da so podatki, ki jih potrebujejo, ujeti v papirju. Racuni dobaviteljev, dobavnice, potrdila o prejemu blaga in dokumenti o vrnitvah leZe v mapah in e-postnih prilogah. Brez digitaliziranih, iskalnih podatkov iz teh dokumentov je upravljanje zalog ugibanje. In ugibanje vodi do izpraznitve zaloge: do 35 % posiljk trpi izpraznitev zaloge zaradi pomanjkanja vidljivosti zalog v realnem casu.
Izziv obsega
Srednje velik trgovec na drobno mesecno obdela tisoc racunov dobaviteljev pri desetinah prodajalcev. Vsak racun ima drugacen format, drugacno postavitev polj in drugacno stopnjo podrobnosti. V velikem obsegu celo majhne stopnje napak OCR ustvarijo ogromne probleme usklajevanja - 2-odstotna stopnja napak na 5.000 racunih pomeni 100 dokumentov, ki potrebujejo rocni popravek. Pomnozite to s casom za iskanje in popravljanje vsake napake, in "avtomatizacija" komaj prihranja cas.
Kaj mora OCR za maloprodajo obvladati
- Raznolikost formatov vec dobaviteljev - vsak dobavitelj poslje racune v svoji postavitvi
- Ekstrakcija postavk - ne le skupni zneski, ampak posamezni izdelki, kolicine in cene na enoto za ujemanje zalog
- Ujemanje dobavnice z racunom - primerjava narocenega, dostavljenega in zaracunanega
- Skeniranje potrdil - potrdila o stroskih iz nakupnih potovanj, zalog trgovine in operativnih stroskov
- Specifikacijski listi za izdelke - katalogi dobaviteljev in tehnicne specifikacije za sezname izdelkov
Trostransko ujemanje: narocilnica, dostava, racun
Zlati standard za obveznosti do dobaviteljev je trostransko ujemanje: narocilnica ustreza dobavnici, ki ustreza racunu. Brez OCR je to ujemanje rocno. Z OCR, ki ekstrahira strukturirane podatke (kolicine, cene, referenne stevilke), se ujemanje lahko avtomatizira - neskladnosti so oznacene pred placilom, ne odkrite med usklajevanjem.
