Ozko grlo papirja, ki stane prodajo
43 % malih podjetij v ZDA bodisi ne sledi zalogam ali pa uporablja povsem rocne metode. Glavni vzrok pogosto ni lenoba - je to, da so podatki, ki jih potrebujejo, ujeti v papirju. Racuni dobaviteljev, dobavnice, potrdila o prejemu blaga in dokumenti o vrnitvah leZe v mapah in e-postnih prilogah. Brez digitaliziranih, iskalnih podatkov iz teh dokumentov je upravljanje zalog ugibanje. In ugibanje vodi do izpraznitve zaloge: do 35 % posiljk trpi izpraznitev zaloge zaradi pomanjkanja vidljivosti zalog v realnem casu.
Izziv obsega
Srednje velik trgovec na drobno mesecno obdela tisoc racunov dobaviteljev pri desetinah prodajalcev. Vsak racun ima drugacen format, drugacno postavitev polj in drugacno stopnjo podrobnosti. V velikem obsegu celo majhne stopnje napak OCR ustvarijo ogromne probleme usklajevanja - 2-odstotna stopnja napak na 5.000 racunih pomeni 100 dokumentov, ki potrebujejo rocni popravek. Pomnozite to s casom za iskanje in popravljanje vsake napake, in "avtomatizacija" komaj prihranja cas.
Kaj mora OCR za maloprodajo obvladati
- Raznolikost formatov vec dobaviteljev - vsak dobavitelj poslje racune v svoji postavitvi
- Ekstrakcija postavk - ne le skupni zneski, ampak posamezni izdelki, kolicine in cene na enoto za ujemanje zalog
- Ujemanje dobavnice z racunom - primerjava narocenega, dostavljenega in zaracunanega
- Skeniranje potrdil - potrdila o stroskih iz nakupnih potovanj, zalog trgovine in operativnih stroskov
- Specifikacijski listi za izdelke - katalogi dobaviteljev in tehnicne specifikacije za sezname izdelkov
Trostransko ujemanje: narocilnica, dostava, racun
Zlati standard za obveznosti do dobaviteljev je trostransko ujemanje: narocilnica ustreza dobavnici, ki ustreza racunu. Brez OCR je to ujemanje rocno. Z OCR, ki ekstrahira strukturirane podatke (kolicine, cene, referenne stevilke), se ujemanje lahko avtomatizira - neskladnosti so oznacene pred placilom, ne odkrite med usklajevanjem.
Kako Arhivix deluje za maloprodajo
Arhivix obdeluje racune dobaviteljev, dobavnice in potrdila prek AI OCR brez predlog - brez konfiguracije za posameznega dobavitelja. Klasifikacijski sistem ekstrahira dobavitelja, zneske, datume in postavke, nato vse indeksira za takojsnje iskanje. Zaznavanje dvojnikov ujame dvakrat predlozene racune, preden so placani. Vsi dokumenti so sifrirani z AES-256 na AWS S3, revizijska sled pa zagotavlja dokumentacijo, ki jo zahtevajo davcni organi in revizorji.
