Ce este o inspectie arhivistica?
O inspectie arhivistica este un audit efectuat de arhivele competente asupra persoanelor juridice si antreprenorilor din Serbia, pentru a verifica daca documentatia este stocata, mentinuta si protejata in conformitate cu Legea privind materialele arhivistice si activitatea arhivistica.
Inspectiile pot fi regulate (planificate) sau extraordinare (la plangere sau initiativa). Orice companie din Serbia poate fi supusa inspectiei -- indiferent de marime sau activitate.
Ce verifica inspectorii?
1. Regulamentul privind protectia materialului registraturistic
Are compania un Regulament intern adoptat? Este actualizat? Sunt angajatii familiarizati cu el?
2. Lista de categorii a materialului registraturistic
Exista o Lista de categorii cu perioade de pastrare? A fost aprobata de arhiva competenta? Corespunde tipurilor reale de documentatie ale companiei?
3. Registrul de arhiva
Este mentinut? Este completat corect? A fost depus la arhiva la timp (pana la 30 aprilie)? Numerele de ordine sunt continue?
4. Numirea persoanei responsabile
A fost numita oficial o persoana responsabila cu protectia materialului registraturistic?
5. Conditii de stocare
Unde este stocata documentatia? Este camera adecvata (uscata, protejata impotriva incendiilor, incuiata)? Sunt rafturile si dosarele in ordine?
6. Distrugerea documentelor
A distrus compania vreo documentatie? Daca da -- a obtinut mai intai aprobarea arhivei? Exista un proces-verbal de distrugere?
Cum sa va pregatiti pentru inspectie
Folositi aceasta lista de verificare pentru a verifica pregatirea dumneavoastra:
- Regulament adoptat privind protectia materialului registraturistic
- Lista de categorii aprobata de arhiva competenta
- Registru de arhiva completat si depus pentru toti anii anteriori
- Persoana responsabila numita (cu decizie/rezolutie)
- Documentatie stocata in conditii adecvate
- Daca a avut loc distrugere -- aprobarea arhivei + proces-verbal
- Documentatie electronica arhivata corespunzator
Sanctiuni pentru incalcari
Conform Articolelor 42-43 ale Legii:
| Contravenient | Interval de sanctionare |
|---|---|
| Persoane juridice | 50.000 - 2.000.000 RSD |
| Antreprenori | 10.000 - 500.000 RSD |
| Persoane responsabile | 5.000 - 150.000 RSD |
Cele mai aspre sanctiuni sunt pentru distrugerea documentatiei fara aprobare, in special daca sunt distruse documente cu valoare permanenta.
Ce faceti daca compania dumneavoastra nu a depus niciodata un registru de arhiva?
Acesta este un scenariu frecvent. Multe companii functioneaza ani de zile fara sa depuna vreodata un registru de arhiva. In acest caz:
- Nu intrati in panica, dar actionati imediat
- Completati retroactiv registrele de arhiva pentru toti anii anteriori
- Adoptati un Regulament si o Lista de categorii daca nu le aveti
- Numiti o persoana responsabila
- Contactati arhiva competenta -- de obicei sunt cooperanti si ajuta companiile care vin voluntar
Este mai bine sa va adresati arhivei din proprie initiativa decat sa asteptati o inspectie.
Concluzie
O inspectie arhivistica nu este ceva de care sa va temeti -- cu conditia ca documentatia dumneavoastra sa fie in ordine. Cheia este o abordare sistematica: Regulament, Lista de categorii, registru de arhiva si stocare adecvata.
Cu Arhivix, toate aceste cerinte sunt automatizate. Sistemul genereaza registrul de arhiva, urmareste perioadele de pastrare, clasifica documentele conform Listei de categorii si mentine evidenta completa pentru orice inspectie. Inregistrati-va gratuit.
