Cat timp trebuie sa pastrati avizele de expeditie electronice?
| Tipul entitatii | Perioada de pastrare |
|---|---|
| Sector public | Permanent |
| Sector privat | Minim 10 ani de la data emiterii |
Ce anume trebuie sa pastrati?
- Avize de expeditie electronice -- toate cele trimise si primite
- Avize de primire electronice -- toate confirmarile
- Versiuni pe hartie cu holograma -- daca au fost folosite in timpul intreruperilor
- Jurnal de audit -- cine a creat, modificat, confirmat
- Atasamente -- fotografii, CMR, certificate de calitate
Unde sunt stocate avizele de expeditie electronice?
1. Sistemul central (Portal)
Portalul stocheaza toate avizele centralizat, dar a va baza exclusiv pe el este riscant -- legea pune responsabilitatea pe DUMNEAVOASTRA.
2. Propriul dumneavoastra sistem (Obligatoriu)
Trebuie sa aveti propria copie. Optiuni: DMS (recomandat), arhiva ERP sau sistem de fisiere.
De ce DMS pentru arhivare?
- Clasificare automata -- dupa destinatar, data, tip de marfuri
- Pastrare garantata -- previne stergerea accidentala
- Integritatea documentelor -- valori hash, semnaturi digitale, jurnal de audit
- Legare incrucisata -- conecteaza avizele de expeditie cu facturile, avizele de primire, contractele
Ce cauta inspectorii
- Aveti toate avizele de expeditie?
- Sunt cautabile?
- Sunt nemodificate?
- Aveti un jurnal de audit?
- Aveti copii de siguranta?
Lista de verificare pentru arhivare
- DMS sau ERP cu arhivare pe termen lung
- Sincronizare automata cu portalul de avize de expeditie electronice
- Copie de siguranta in alta locatie (cloud sau fizic)
- Perioade de pastrare configurate (10 ani / permanent)
- Protectie la stergere (blocare pastrare)
- Cautare dupa destinatar, data, tip de marfuri
- Jurnal de audit activat
- Legatura cu facturile electronice si avizele de primire
Concluzie
Arhivarea avizelor de expeditie electronice nu este optionala -- este o cerinta legala pentru 10 ani. Nu va bazati exclusiv pe portalul guvernamental.
Arhivix arhiveaza automat toate avizele de expeditie electronice pentru 10+ ani, cu cautare completa, jurnal de audit si protectie la stergere. Intotdeauna pregatit pentru inspectie.
