De ce nu puteti pur si simplu arunca documentele
Multe companii din Serbia acumuleaza documentatie ani de zile si apoi intr-o zi decid sa "curete arhiva." Arunca dosare vechi, sterg fisiere si golesc camerele de depozitare. Problema? Este ilegal.
Conform Legii privind materialele arhivistice si activitatea arhivistica, nicio persoana juridica nu poate distruge documentatia fara aprobarea scrisa prealabila a arhivei competente. Chiar si atunci cand perioada de pastrare a expirat.
Baza legala
Articolul 14 al Legii ("Monitorul Oficial RS", nr. 6/2020) prevede clar:
"Creatorul si detinatorul nu pot distruge materialul registraturistic fara aprobarea prealabila a arhivei competente."
Arhiva competenta are dreptul de a selecta documentele cu valoare istorica, culturala sau stiintifica permanenta din materialul propus pentru distrugere.
Procedura de distrugere -- Pas cu pas
Pasul 1: Identificati documentatia cu pastrare expirata
Pe baza Listei de categorii a materialului registraturistic si a registrului de arhiva, identificati toata documentatia a carei perioada de pastrare prescrisa a expirat.
Pasul 2: Pregatiti o lista de distrugere
Creati o lista detaliata a documentatiei propuse pentru distrugere care contine:
- Numarul de ordine din registrul de arhiva
- Marca de clasificare
- Descrierea documentatiei
- Anul crearii
- Perioada de pastrare si data expirarii
- Cantitate (dosare, cutii, MB)
Pasul 3: Depuneti cererea la arhiva competenta
Trimiteti lista impreuna cu o cerere de aprobare. Arhiva poate:
- Aproba distrugerea integral
- Selecta documentele cu valoare permanenta (care sunt transferate la arhiva)
- Solicita informatii suplimentare
Pasul 4: Asteptati aprobarea scrisa
Nu distrugeti nimic pana nu primiti un act oficial de aprobare. Timpul de raspuns al arhivei poate varia.
Pasul 5: Distrugeti documentatia
La primirea aprobarii, distrugeti documentatia in mod securizat:
- Documentatie pe hartie: tocare industriala, incinerare
- Documentatie electronica: stergere permanenta de pe toate suporturile de stocare, distrugerea discurilor
Pasul 6: Creati un proces-verbal
Intocmiti un proces-verbal de distrugere semnat de o comisie (minim 2-3 membri). Pastrati acest proces-verbal permanent ca dovada ca procedura a fost efectuata legal.
Cele mai frecvente greseli
- Distrugere fara aprobare -- Cea mai mare si cea mai frecventa greseala. Amenzi pana la 2 milioane RSD
- Distrugere inainte de expirarea pastrarii -- Verificati perioadele exacte pentru fiecare tip de document
- Fara proces-verbal de distrugere -- Fara proces-verbal, nu aveti dovada ca distrugerea a fost efectuata legal
- Distrugere selectiva -- Nu puteti alege "ce facturi sa stergeti" -- intreaga categorie pentru un an dat este distrusa
- Stergerea documentelor electronice fara procedura -- Aceleasi reguli se aplica fisierelor digitale ca si hartiei
Perioade de pastrare -- Reamintire
| Tip document | Perioada minima |
|---|---|
| Documentatie de infiintare | Permanent (nu se distruge) |
| Documentatie HR | Permanent |
| Situatii financiare | Permanent |
| Facturi (platitori TVA) | 10 ani |
| Documente contabile | 5 ani |
| Documentatie fiscala | 5 ani |
| Documentatie SSM | 40 ani |
| Corespondenta generala | 2 ani |
Concluzie
Distrugerea documentatiei in Serbia nu inseamna "aruncarea hartiilor vechi" -- este o procedura formala cu un cadru juridic clar. Respectati termenele, solicitati aprobarea, pastrati procesele-verbale.
Arhivix urmareste automat perioadele de pastrare pentru fiecare document si va notifica cand o categorie expira. Genereaza liste de distrugere cu un singur click si mentine evidenta completa -- astfel sunteti intotdeauna in conformitate cu legea.
