Introducao: Faturacao Eletronica na Servia
Em 2022, a Servia lancou o Sistema de Faturas Eletronicas (SEF) como uma plataforma estatal centralizada para emissao, envio, rececao e armazenamento de faturas eletronicas. Desde janeiro de 2023, a utilizacao do SEF e obrigatoria para todos os contribuintes de IVA no setor privado.
O objetivo do sistema e a digitalizacao completa da faturacao, a reducao da fraude fiscal e a automatizacao dos processos empresariais. Em vez de faturas em papel, PDFs ou e-mails, todas as faturas passam por um sistema estatal unificado em formato XML estruturado. Isto faz parte de um impulso mais amplo em direcao ao arquivo eletronico de toda a documentacao empresarial.
O Que e o SEF (Sistema de Faturas Eletronicas)?
O SEF e a plataforma central do Ministerio das Financas da Republica da Servia para faturacao eletronica. Foi desenvolvido como um sistema obrigatorio atraves do qual todas as faturas entre entidades empresariais devem transitar.
Caracteristicas principais do sistema SEF:
- Formato XML estruturado que permite o processamento automatico
- Numero de identificacao unico para cada fatura
- Verificacao automatica da exatidao dos dados
- Armazenamento de faturas por um minimo de 10 anos (5 anos para nao contribuintes de IVA)
- Assinatura eletronica ou certificado para registo e acesso
Quem Deve Utilizar o SEF?
A obrigacao de utilizar o sistema SEF depende do tipo de entidade:
Obrigatorio desde janeiro de 2023:
- Todos os contribuintes de IVA no setor privado (transacoes B2B)
- Entidades do setor publico (instituicoes estatais, empresas publicas)
- Setor privado para setor publico (transacoes B2G)
Tambem obrigatorio para:
- Nao contribuintes de IVA que faturam ao setor publico
- Todas as entidades que recebem faturas de contribuintes de IVA
A unica excecao sao os individuos que nao exercem atividades empresariais e os pequenos empresarios que nao estao no sistema de IVA e nao fazem negocios com o setor publico.
Como Funciona o SEF na Pratica?
O processo de faturacao eletronica atraves do SEF funciona da seguinte forma:
- Criacao da fatura no seu software de contabilidade ou diretamente no portal SEF
- Envio atraves do SEF no formato XML prescrito
- Verificacao automatica dos dados pelo sistema (NIF, montante, IVA)
- Atribuicao de um numero unico e data de emissao
- Rececao pelo comprador atraves do sistema SEF
- Aceitacao ou rejeicao da fatura pelo destinatario
- Armazenamento permanente no sistema (minimo 10 anos)
Prazos para Rececao e Aceitacao de Faturas
| Acao | Setor Publico | Setor Privado |
|---|---|---|
| Prazo para aceitacao/rejeicao | 15 dias | 15 dias |
| Se nao houver resposta | Considerada aceite | Considerada rejeitada |
| Prazo para registo de IVA | 12 dias apos o fim do periodo fiscal | 12 dias apos o fim do periodo fiscal |
O Que Muda a Partir de 2026?
A Lei sobre Faturacao Eletronica foi alterada no final de 2025, e as alteracoes mais importantes entram em vigor durante 2026:
A partir de marco de 2026:
- Faturas internas obrigatorias geradas diretamente no SEF (para utilizadores existentes do sistema)
- Faturacao eletronica para retalho em determinados casos
- Guias de remessa eletronicas B2G tornam-se obrigatorias para o setor privado
A partir do final de 2026 / inicio de 2027:
- Declaracoes de IVA pre-preenchidas com base nos dados do SEF
- Reconciliacao automatica de faturas recebidas e emitidas
- Maior automatizacao das obrigacoes fiscais
Beneficios da Faturacao Eletronica
A transicao para faturas eletronicas traz beneficios concretos:
- Poupanca de ate 80% nos custos em comparacao com a faturacao em papel
- Eliminacao de erros na introducao manual de dados
- Processo de pagamento mais rapido pois a fatura chega instantaneamente
- Armazenamento automatico sem necessidade de espaco de arquivo fisico
- Supervisao mais facil e revisao de todas as faturas emitidas e recebidas
- Conformidade legal sem trabalho administrativo adicional
Penalidades por Incumprimento
O incumprimento das obrigacoes de faturacao eletronica acarreta penalidades:
Penalidades para pessoas coletivas: 200.000 a 2.000.000 RSD
Para empresarios: 50.000 a 500.000 RSD
Para pessoas responsaveis: 50.000 a 150.000 RSD
As penalidades aplicam-se por: nao emissao de fatura eletronica dentro do prazo prescrito, falta de registo no sistema SEF, nao aceitacao de fatura dentro do prazo legal e incumprimento do formato XML.
Como o Arhivix Ajuda com Faturas Eletronicas?
O Arhivix foi concebido para simplificar ao maximo o seu trabalho com faturas eletronicas e alinhar o seu negocio com a lei. Eis como:
Arquivo Automatico de Faturas Eletronicas
Cada fatura eletronica que passa pelo seu sistema e automaticamente arquivada no Arhivix. Sem transferencias manuais de ficheiros, sem copias. A fatura e guardada, organizada e acessivel sempre que necessitar.
Pesquisa em Linguagem Natural
Esqueca a procura em pastas. Escreva "fatura do fornecedor X de marco" e a IA do Arhivix encontra o documento exato em segundos. O sistema compreende o contexto e o conteudo de cada fatura.
Etiquetagem e Categorizacao Automaticas
A IA reconhece automaticamente o tipo de fatura, fornecedor, montante, data e atribui etiquetas apropriadas. Sem qualquer esforco da sua parte, as faturas sao organizadas desde o primeiro momento.
Conformidade Legal
O Arhivix armazena faturas em conformidade com os requisitos legais por um minimo de 10 anos. Armazenamento em duas regioes europeias da AWS, encriptacao AES-256, trilho de auditoria completo.
Integracao com o Livro de Arquivo
As faturas sao automaticamente registadas no livro de arquivo digital. Quando uma inspecao solicita acesso, tudo esta pronto num unico clique.
Conclusao
A faturacao eletronica na Servia ja nao e opcional, mas obrigatoria. O sistema SEF traz transparencia e eficiencia, mas tambem exige preparacao tecnica. Com o Arhivix, todo o processo e automatizado: desde a rececao da fatura, passando pelo arquivo, ate a pesquisa e relatorios de inspecao.
Em vez de se adaptar ao sistema, deixe o sistema adaptar-se a si. Experimente o Arhivix gratuitamente durante 14 dias.
