Arkusz kalkulacyjny, ktorego nikt nie aktualizuje
Kazdy dzial HR ma taki: glowny arkusz kalkulacyjny sledzacy daty umow, okresy probne, wygasniecia certyfikatow i harmonogramy ocen wydajnosci. Ktos go stworzyl dwa lata temu. Trzy osoby maja dostep do edycji. Nie byl aktualizowany od lutego. Tymczasem dwie umowy terminowe wygasly bez zawiadomien o odnowieniu, a obowiazkowy certyfikat bezpieczenstwa wygasl bez czyjejkolwiek uwagi — bo arkusz mowil "oczekujace" i nikt tego nie zmienil.
Zapytania wyszukiwania HR zapobiegajace nieprzestrzeganiu przepisow
- "Pracownicy na umowach terminowych wygasajacych w ciagu nastepnych 90 dni" — filtrowanie terminow we wszystkich aktach personalnych
- "Wszyscy pracownicy, ktorych certyfikat bezpieczenstwa wygasa przed czerwcem" — sledzenie zgodnosci szkolen
- "Umowy z okresami probnym konczacymi sie w tym miesiacu" — przypomnienia o przegladzle probnym
- "Znajdz wszystkich pracownikow, ktorzy podpisali klauzule zakazu konkurencji" — wyszukiwanie klauzul wewnatrz tresci umowy
- "Dokumenty szkolen dla [dzialu] w ciagu ostatnich 12 miesiecy" — pobieranie dokumentacji zgodnosci
Weryfikacja onboardingu
Podczas audytu musisz udowodnic, ze kazdy pracownik uzupelnil dokumentacje onboardingowa: podpisana umowa, weryfikacja tozsamosci, formularz podatkowy, potwierdzenie szkolenia BHP. Przy wyszukiwaniu AI, "pokaz mi wszystkie dokumenty onboardingowe dla pracownikow zatrudnionych w Q1 2026" zwraca widok listy kontrolnej — natychmiast ujawniajac, ktore pliki sa kompletne, a ktore maja luki.
Wymiar RODO
Dane pracownikow sa danymi osobowymi. RODO przyznaje pracownikom prawo do dostepu do swoich danych i, w niektorych przypadkach, zadania ich usuniecia. Gdy pracownik pyta "jakie macie o mnie dokumenty?" — musisz odpowiedziec kompletnie i szybko. Wyszukiwanie AI w sklasyfikowanych, kontrolowanych dostepem aktach personalnych sprawia, ze to zadanie to jedno zapytanie zamiast kilkudniowego przeszukiwania archiwum.
Jak Arhivix zapewnia wyszukiwanie HR
Arhivix indeksuje kazdy dokument HR z metadanymi wyekstrahowanymi przez AI — daty umow, imiona i nazwiska pracownikow, typy certyfikatow i daty waznosci. Automatyczne alerty terminow zastepuja nigdy-nie-aktualizowany arkusz kalkulacyjny. Wyszukiwanie w jezyku naturalnym obsluguje zapytania w prostym jezyku, a kontrole dostepu per pracownik zapewniaja zgodnosc z RODO. Wszystkie dane sa szyfrowane AES-256 na AWS S3, z kompleksowymi sciezkami audytu spelnajacymi wymogi organow ochrony danych i wewnetrzne wymogi zgodnosci HR.
