Ktory plik jest wlasciwy? Jak rozwiazac chaos wersji dokumentow
umowa_FINALNA_v3_NAPRAWDE_FINALNA.pdf, jesli to wyglada znajomo, macie problem z kontrola wersji. Oto jak to naprawic.
Scenariusz, ktory zna kazda firma
Dyrektor wysyla umowe do klienta. Klient zmienia dwie klauzule i odsyla. Prawnik poprawia. Dyrektor cos dodaje. Wersja finalna? Nikt nie jest pewien. Na folderze wspoldzielonym widzicie:
umowa_klientX.docxumowa_klientX_v2.docxumowa_klientX_FINALNA.docxumowa_klientX_FINALNA_poprawka.docxumowa_klientX_FINALNA_v2_PRAWDZIWA.docx
Ktora podpisujemy?
Dlaczego to jest niebezpieczne, nie tylko irytujace
- Konsekwencje prawne: podpisanie zlej wersji oznacza, ze wynegocjowane warunki nie sa uwzglednione
- Straty finansowe: wyslanie zlej oferty ze starym cennikiem do klienta
- Strata czasu: kazde "ktora jest najnowsza wersja?" kosztuje 5-10 minut
Jak DMS rozwiazuje kontrole wersji
- Automatyczne wersjonowanie: kazda edycja zapisuje automatycznie nowa wersje
- Historia zmian: kto co zmienil, kiedy i dlaczego
- Blokowanie dokumentu: gdy ktos edytuje, inni nie moga nadpisac
- Jedno zrodlo prawdy: jeden dokument, wszyscy widza ta sama wersje
Podsumowanie
Chaos wersji dokumentow kosztuje czas, pieniadze i moze miec konsekwencje prawne. Rozwiazanie: jeden system, automatyczne wersjonowanie, pelna historia.
Arhivix automatycznie zapisuje kazda wersje kazdego dokumentu. Zawsze wiecie, ktora jest najnowsza, kto co zmienil i mozecie wrocic do dowolnej poprzedniej wersji. Wyprobujcie za darmo.
