Lawina papieru podczas onboardingu
Kazdy nowy pracownik generuje stos dokumentow: podpisana umowa o prace, kopie dokumentow tozsamosci, formularze podatkowe, zapis na swiadczenia, dane bankowe, umowa o zachowaniu poufnosci, formularz kontaktu alarmowego, potwierdzenie szkolenia BHP. Dla firmy zatrudniajacej 50 osob rocznie, to ponad 400 dokumentow, ktore musza byc przetworzone, zweryfikowane, zarchiwizowane i udostepnione — przez caly okres zatrudnienia kazdego pracownika i czesto przez wiele lat po nim.
87% pracodawcow na swiecie uzywa teraz AI w co najmniej jednym aspekcie rekrutacji — ale w momencie podpisania oferty proces wraca do papieru i recznego archiwizowania. Luka miedzy cyfrowa rekrutacja a papierowym onboardingiem to miejsce, gdzie dokumenty sie gubią, terminy sa pomijane, a luki w zgodnosci sie pojawiaja.
Starsze akta personalne: Nieprzeszukiwalne archiwum
Wiekszosc firm ma lata dokumentacji pracowniczej przechowywane jako zeskanowane pliki PDF z obrazami — akta personalne, dokumenty dyscyplinarne, certyfikaty szkolen, oceny wydajnosci. Te archiwa sa calkowicie nieprzeszukiwalne. Znalezienie konkretnego swiadectwa szkolenia pracownika z 2019 roku wymaga znajomosci dokladnego folderu, w ktorym sie znajduje — lub przegladania kazdego pliku w folderze personalnym, az sie go znajdzie.
Z czym musi sobie poradzic OCR HR
- Dokumenty tozsamosci — paszporty, dowody osobiste, zezwolenia na prace o zroznicowanych formatach i elementach bezpieczenstwa
- Podpisane umowy — wlasnorecznie podpisane drukowane dokumenty, czesto czesciowo odrecznie wypelnione
- Formularze podatkowe i plac — formularze rzadowe z okreslonymi ukladami pol
- Certyfikaty szkolen — od wielu dostawcow w roznych formatach
- Zaswiadczenia lekarskie — deklaracje zdrowotne przed zatrudnieniem z poufnymi informacjami
Zlozonosc przechowywania
Dokumenty HR maja jedne z najbardziej zlozonych wymagan dotyczacych przechowywania: umowy o prace musza byc przechowywane przez okres zatrudnienia plus ustawowe lata po zatrudnieniu, dokumenty plac przez nawet 50 lat w niektorych jurysdykcjach, dokumenty szkolen przez okresy zgodnosci regulacyjnej i dokumenty medyczne z wymaganiami szczegolnej ochrony danych. Reczne zarzadzanie tymi nakladajacymi sie okresami przechowywania jest podatne na bledy i ryzykowne.
Jak Arhivix obsluguje dokumenty HR
Arhivix przetwarza dokumenty HR przez OCR z klasyfikacja AI, ktora identyfikuje typy dokumentow i ekstrahuje kluczowe dane — daty umow, imiona i nazwiska pracownikow, szczegoly certyfikatow i daty waznosci. Automatyczne polityki przechowywania radza sobie ze zlozonoscia okresow przechowywania specyficznych dla HR. Wszystkie dane sa szyfrowane AES-256 na AWS S3, z kontrolami dostepu per dokument zapewniajacymi, ze poufne akta HR sa widoczne tylko dla autoryzowanego personelu. Sciezka audytu dokumentuje kazdy dostep — niezbedna dla zgodnosci z ochrona danych pracownikow.
