Papierowe waskie gardlo, ktore kosztuje sprzedaz
43% malych firm w USA albo nie sledzi zapasow, albo uzywa w pelni recznych metod. Glowna przyczyna czesto nie jest lenostwo — to fakt, ze potrzebne dane sa uwiezione na papierze. Faktury dostawcow, noty dostawcze, potwierdzenia odbioru towarow i dokumenty zwrotow leza w folderach i zalacznikach e-mailowych. Bez zdigitalizowanych, przeszukiwalnych danych z tych dokumentow, zarzadzanie zapasami to zgadywanie. A zgadywanie prowadzi do brakow: nawet 35% przesylek zamowien boryka sie z brakami z powodu braku widocznosci zapasow w czasie rzeczywistym.
Wyzwanie objetosci
Sredni detalista przetwarza tysiace faktur dostawcow miesiecznie od dziesiatek dostawcow. Kazda faktura ma inny format, rozmieszczenie pol i poziom szczegolosci. Na skale nawet male wskazniki bledow OCR tworza ogromne problemy uzgadniania — 2% wskaznik bledow na 5000 fakturach oznacza 100 dokumentow wymagajacych recznej korekty. Pomnoz to przez czas potrzebny do znalezienia i naprawienia kazdego bledu, a "automatyzacja" ledwo oszczedza czas.
Z czym musi sobie poradzic detaliczne OCR
- Roznorodnosc formatow wielu dostawcow — kazdy dostawca wysyla faktury w swoim wlasnym ukladzie
- Ekstrakcja pozycji linii — nie tylko sumy, ale poszczegolne produkty, ilosci i ceny jednostkowe do dopasowania zapasow
- Dopasowanie noty dostawczej do faktury — porownanie tego, co zostalo zamowione, co dostarczone i co zafakturowane
- Skanowanie paragonow — paragony wydatkow z zakupow, materialy sklepowe i koszty operacyjne
- Karty specyfikacji produktow — katalogi dostawcow i specyfikacje techniczne do ofert produktow
Dopasowanie trojstronne: ZZ, dostawa, faktura
Zloconym standardem dla zobowiazan jest dopasowanie trojstronne: zamowienie zakupu odpowiada nocie dostawczej, ktora odpowiada fakturze. Bez OCR to dopasowanie jest reczne. Przy OCR ekstrahujacym ustrukturyzowane dane (ilosci, ceny, numery referencyjne), dopasowanie moze byc zautomatyzowane — rozbieznosci sa sygnalizowane przed platnoscia, nie odkrywane podczas uzgadniania.
Jak Arhivix dziala dla handlu detalicznego
Arhivix przetwarza faktury dostawcow, noty dostawcze i paragony przez OCR AI bez szablonow — bez konfiguracji specyficznej dla dostawcy. Silnik klasyfikacji ekstrahuje dostawce, kwoty, daty i pozycje linii, nastepnie indeksuje wszystko do natychmiastowego wyszukiwania. Wykrywanie duplikatow wykrywa podwojnie przesiane faktury przed ich zaplaceniem. Wszystkie dokumenty sa szyfrowane AES-256 na AWS S3, a sciezka audytu dostarcza dokumentacji wymaganej przez organy podatkowe i audytorow.
