Mi a kiszervezett archiválás?
A kiszervezett archiválás azt jelenti, hogy egy szakosodott cég átveszi Öntől a regisztratúrai és levéltári anyagokkal kapcsolatos teljes munkafolyamatot: az iratok átvételétől az irodából a válogatáson, leltározáson, digitalizáláson és tároláson át a selejtezésig azoknál az anyagoknál, amelyeknek lejárt a megőrzési ideje, valamint a maradandó értékű anyagok illetékes állami levéltárba történő átadásáig. Ön továbbra is a dokumentumok tulajdonosa marad, de a fizikai és jogi felelősséget a megfelelő kezelésért a szolgáltató veszi át.
A fogalmat gyakran összekeverik a hagyományos tárolással (csak dobozok tárolása valamilyen raktárban) és a digitalizálással (csak szkennelés). Az igazi kiszervezett archiválás mindkettőt magában foglalja, plusz a jogi megfelelőséget: elektronikus levéltári könyvet vezetnek, hozzáférési nyilvántartást, határidők lejárta utáni selejtezést és teljes ellenőrzési nyomvonalat minden dokumentumhoz.
Kinek van szüksége kiszervezett archiválásra
- Könyvelő irodák, amelyek tucatnyi ügyfelet kezelnek, ahol minden ügyfél évente több ezer dokumentumot generál, és mindent 10 évig kell megőrizni.
- Ügyvédi irodák, amelyek olyan ügyekkel dolgoznak, amelyek részeit tartósan őrzik.
- Építőipari cégek, ahol az építkezésen felhalmozódik a dokumentáció (építési naplók, tanúsítványok, vizsgálati jelentések), amelyet a törvény legalább 10 évig követel a létesítmény befejezése után.
- Kereskedelmi láncok és forgalmazók havi több száz szállítólevéllel és számlával.
- Egészségügyi intézmények orvosi dokumentációval, amelynek megőrzési ideje 15 és 30 év között van betegenként.
- Minden olyan cég, amely a növekedéssel kinőtte saját irodáját, ahol a dobozos raktár drágábbá vált, mint a professzionális szolgáltatás.
Jogi keretek Magyarországon
A kiszervezett archiválást Magyarországon három kulcsfontosságú jogszabály szabályozza: a köziratokról szóló törvény (meghatározza az iratképzők és az iratbirtokosok kötelezettségeit), a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésére vonatkozó kormányrendelet (előírja, mit meddig kell megőrizni), valamint a nyilvántartási előírások (iratkezelési segédletek vezetése). A kiszervezett archiválást nyújtó szolgáltatónak rendelkeznie kell a Magyar Nemzeti Levéltár engedélyével az iratőrzési feltételek teljesítéséről, és köteles az Ön cégéhez kapcsolódóan vezetni a nyilvántartást, még akkor is, ha a dokumentáció fizikailag nála van.
Fontos: a dokumentumok tulajdonjoga az Öné marad. A kiszervezett archiválási szerződés szolgáltatási szerződés, nem tulajdonátruházási. Ez azt jelenti, hogy bármikor visszahívhatja iratait, de a határidőkért és a hozzáférésért való jogi felelősséget Ön viseli, míg a szolgáltató felel a tárolási feltételekért és a nyilvántartás pontosságáért.
Mit foglal magában a szolgáltatás
- Átvétel: érkezés a dokumentációért az Ön telephelyére, leltár felvétele átvételkor, szállítás ellenőrzött körülmények között.
- Osztályozás: kategorizálás az Ön irodai iratkezelési szabályzata szerint, és a megőrzési idők meghatározása.
- Leltározás és levéltári könyvbe rögzítés: minden egység egyedi jelzetet, átvételi dátumot, leírást és megőrzési időt kap.
- Digitalizálás (opcionális): szkennelés OCR felismeréssel, indexelés és tartalom szerinti kereshetőség.
- Tárolás: a feltételeknek megfelelő helyiségekben (ellenőrzött hőmérséklet és páratartalom, tűzvédelmi rendszer, beléptetés, videómegfigyelés).
- Igény szerinti hozzáférés: szkennelt dokumentum eljuttatása néhány órán belül vagy fizikai eredeti a szerződésben meghatározott határidőn belül.
- Selejtezés: évente egyszer javaslat azon anyagok selejtezésére, amelyeknek lejárt a megőrzési ideje, és az eljárás lefolytatása az illetékes levéltár előtt.
- Maradandó értékű iratok átadása: 30 év után a kategorizált maradandó anyag átadásra kerül az illetékes állami levéltárnak az eljárás szerint, amelyet szintén a szolgáltató intéz.
Mennyibe kerül és mikor éri meg
Az árat általában polcfolyóméter alapján számítják évente (tájékoztatóul 80 és 250 euró között méterenként, a feltételektől függően), plusz a bemeneti átvétel és a digitalizálás díja, ha igényelt. Egy 50 folyóméter papíralapú dokumentációval rendelkező cég esetében az éves tárolási szolgáltatás körülbelül 5.000 euró.
Megtérülési számítás: hasonlítsa össze a saját megoldás teljes költségével: irodai területek bérleti díja, amelyek archívummá alakultak (Budapest: 12 és 18 euró között m²-enként havonta), egy alkalmazott bére, aki időnként karbantartja az archívumot, eszközök (polcok, dobozok), biztosítás, éves leltár, dokumentumok keresésére fordított időveszteség. Bármely cégnél 30 m² aktív archívum felett a kiszervezett archiválás olcsóbb, és felszabadít irodai területet munkahelyek számára.
Mit nem tehet meg Ön helyett a szolgáltató
Mielőtt aláírja a szerződést, egyértelműen határozza meg, mi marad az Ön felelőssége: a kategóriák szerinti osztályozásnak először az Ön irodai iratkezelési szabályzatán kell átfutnia (ha nem rendelkezik ilyennel, néhány szolgáltató kiegészítő szolgáltatásként készíti el); a selejtezésről szóló döntést formálisan a dokumentáció tulajdonosa hozza meg; a folyamatban lévő eljárásokban szereplő adó- és bírósági dokumentációt gyakran rövidebb határidőn belül kell elérhetővé tenni, mint amit a szabvány előír.
Hogyan válasszon szolgáltatót: ellenőrzőlista
- Az illetékes levéltár engedélye az iratőrzési feltételek teljesítéséről
- Biztosítási kötvény a dokumentáció károsodása, lopása és elvesztése ellen
- Írásos eljárás tűz, árvíz és kiberincidens esetére
- Digitális dokumentum-hozzáférési lehetőség (webportál, válaszidők)
- Szkennelt anyagok titkosítása nyugalomban és átvitel közben (legalább AES-256)
- Ellenőrzési nyomvonal minden dokumentum-hozzáféréshez
- Referenciák az Ön ágazatából, különösen ha speciális határidőkkel rendelkezik (egészségügy, építőipar, pénzügy)
- Egyértelmű kilépési eljárás: ha megszünteti az együttműködést, hogyan és milyen határidőn belül kapja vissza az anyagát
