Migracija na DMS: Kako prenijeti postojeće dokumente
Najveći strah pri prelasku na DMS: "Sto s našim postojećim dokumentima?" Evo vodica za bezbolnu migraciju.
Strah br. 1: "Imamo tisuće dokumenata"
Svaka tvrtka koja razmatra DMS ima isti strah: "Kako ćemo prenijeti sve dokumente s poslužitelja, e-pošte, ormara?" Odgovor: ne morate sve odjednom.
Korak 1: Inventar postojećih dokumenata
Prije migracije napravite inventar:
- Koliko je ukupno dokumenata (procijenite po mapama)?
- Gdje su: dijeljena mapa, e-pošta, papir, oblak?
- Koji su formati: PDF, Word, Excel, skenirani?
- Koji se aktivno koriste, a koji su arhivski?
Korak 2: Odredite prioritete
- Novi dokumenti (odmah): Od prvog dana sve novo ide u DMS
- Aktivni dokumenti (1-2. tjedan): Aktivni ugovori, tekući projekti
- Zakonski obvezni (2-4. tjedan): Porezna dokumentacija, kadrovske datoteke
- Arhiva (2-3. mjesec): Starija dokumentacija, prema prioritetu
Korak 3: Masovni prijenos
Za velike količine: povuci i ispusti cijele mape. DMS zadržava vašu postojeću strukturu mapa i automatski primjenjuje OCR na skenirane dokumente.
Korak 4: AI označavanje
AI automatski prepoznaje vrstu dokumenta, datum i uključene strane. Metapodaci se dodaju automatski: vi samo pregledavate i ispravljate eventualne pogreške.
Korak 5: Paralelni rad
Tijekom migracije: stari i novi sustav rade paralelno. Novi dokumenti idu u DMS. Stari se postupno prenose. Kada je sve migrirano: stari sustav se gasi.
Vremenski okvir
| Faza | Trajanje |
|---|---|
| Priprema i inventar | 1-2 dana |
| Postavljanje DMS-a | 1 dan |
| Migracija aktivnih dokumenata | 1-2 tjedna |
| Paralelni rad | 2-4 tjedna |
| Potpuna migracija | 1-3 mjeseca |
Zaključak
Migracija na Arhivix ne znaci prekid poslovanja. Započnite s novim dokumentima danas, stare migrirajte postupno. Masovni prijenos, AI označavanje i OCR cine proces bezbolnim. Isprobajte besplatno.
