Od 1. siječnja poduzetnici smiju uništiti dokumentaciju iz 2014. godine, ali ne svu
Krajem 2025. godine u knjigovodstvenim odjelima širom Hrvatske postavljalo se isto pitanje: koje se fascikle, mape i elektroničke datoteke iz 2014. godine konačno mogu maknuti iz arhive? Odgovor je jednostavan samo naizgled. Zakonski rok čuvanja knjigovodstvenih isprava, dnevnika i glavne knjige iznosi najmanje 11 godina, računajući od zadnjeg dana poslovne godine na koju se odnose. To znači da je za dokumentaciju iz 2014. rok istekao 31. prosinca 2025. i poduzetnici je od 1. siječnja 2026. formalno mogu uništiti, ali samo onu na koju se ne odnose posebni, dulji ili kraći rokovi propisani drugim zakonima.
Upravo je to postalo osjetljivije pitanje jer je krajem 2025. na snagu stupio Zakon o izmjenama i dopunama Zakona o računovodstvu (Narodne novine, br. 151/25), koji je uskladio čuvanje knjigovodstvenih isprava s odredbama Zakona o fiskalizaciji. Posljedica je da danas u istoj arhivi vrijede dva različita režima čuvanja i lako je pobrkati što se briše, a što ne.
Što točno mijenja Zakon o izmjenama i dopunama Zakona o računovodstvu
Izmjene objavljene u Narodnim novinama broj 151/25 stupile su na snagu 31. prosinca 2025. i donose nekoliko konkretnih promjena relevantnih za svakodnevno poslovanje:
- Usklađivanje rokova čuvanja isprava sa Zakonom o fiskalizaciji. Odredba koja propisuje najmanje 11 godina čuvanja knjigovodstvenih isprava sada sadrži izričitu iznimku: ako je zakonom kojim se uređuje fiskalizacija propisan drugi rok, primjenjuje se taj drugi rok.
- Precizirana obveza javne objave za podružnice inozemnih osnivača. Jasnije se propisuje kada i kako podružnice osnivača iz drugih država članica EU-a moraju javno objaviti financijske podatke.
- Novi rokovi za odluke o raspodjeli dobiti ili pokriću gubitka. Zakon propisuje rokove dostave i javne objave odluka o korištenju dobiti, odnosno pokriću gubitka, čime se zatvara ranija praznina u praksi.
- Ukinuta obveza jedinstvenog elektroničkog formata izvještavanja. Planirana obveza da poduzetnici od poslovne godine koja počinje 1. siječnja 2028. dostavljaju godišnje financijske izvještaje u jedinstvenom elektroničkom formatu je ukinuta, čime se rasterećuju administrativni troškovi.
- Odgoda izvještavanja o održivosti. Poduzetnici koji su tijekom 2025. ili 2026. godine tek postali subjekti od javnog interesa nisu dužni za tu godinu izraditi izvještaj o održivosti, u skladu s tzv. stop-the-clock direktivom (EU) 2025/794 koja mijenja direktive (EU) 2022/2464 i (EU) 2024/1760.
Rokovi čuvanja u praksi: kada je 6, a kada 11 godina
Najveća praktična zbrka nastaje jer u istom poduzeću mogu vrijediti različiti rokovi za naizgled slične dokumente. Prema Zakonu o računovodstvu i Zakonu o fiskalizaciji, u 2026. godini vrijede sljedeći minimalni rokovi:
| Vrsta dokumenta | Minimalni rok čuvanja |
|---|---|
| Knjigovodstvene isprave (osnova za dnevnik i glavnu knjigu) | 11 godina |
| Dnevnik i glavna knjiga te pomoćne knjige | 11 godina |
| Isplatne liste (plaće) | 6 godina |
| Analitička evidencija o plaćama za obvezno osiguranje | trajno |
| Izdani i primljeni eRačuni koji su prošli fiskalizaciju | 6 godina od isteka godine izdavanja |
| Godišnji financijski izvještaji | trajno, u izvorniku |
Rok počinje teći zadnjeg dana poslovne godine na koju se dokumentacija odnosi, a čuvanje je moguće u papirnatom obliku, na elektroničkom nositelju podataka ili putem mikrografske obrade, uz uvjet da se osigura vjerodostojnost, cjelovitost i mogućnost čitanja tijekom cijelog propisanog razdoblja.
Dva roka koja se stalno brkaju: 30. travnja i šest mjeseci
Osim rokova čuvanja, poduzetnici u praksi često poistovjećuju dva različita roka predaje godišnjih financijskih izvještaja Financijskoj agenciji (FINA), a riječ je o dvije potpuno odvojene obveze:
- Za statističke i druge potrebe, godišnji financijski izvještaj (GFI-POD) predaje se najkasnije do 30. travnja tekuće godine za prethodnu poslovnu godinu.
- Za potrebe javne objave u Registru godišnjih financijskih izvještaja, rok je šest mjeseci od završetka poslovne godine, odnosno devet mjeseci za konsolidirane godišnje financijske izvještaje.
Fina redovito izvještava da velik broj poduzetnika predaje izvještaje u zadnjim danima ili tek nakon isteka roka, što izravno otvara prostor za prekršajni postupak.
Kazne koje se i dalje primjenjuju: do 13.270 eura po poduzetniku
Zakon o računovodstvu, uz izmjene iz 2025. godine, i dalje sadrži razmjerno stroge prekršajne odredbe iz članka 60. Poduzetnik koji, među ostalim, ne dostavi FINA-i godišnje financijske izvještaje, godišnji izvještaj ili revizorsko izvješće u propisanim rokovima radi javne objave, čini prekršaj za koji je propisana novčana kazna od 1.320,00 do 13.270,00 eura. Za odgovornu osobu poduzetnika propisana je posebna novčana kazna u iznosu od 660,00 do 2.650,00 eura. Iste ili slične kazne primjenjuju se i na povrede vezane za nepropisno čuvanje knjigovodstvenih isprava i poslovnih knjiga, jer zakon izričito uvjetuje urednost poslovanja neprekinutom dostupnošću dokumentacije za cijelo propisano razdoblje.
Za poduzetnike to u praksi znači da revizija arhivske politike više nije samo administrativna sitnica. Tko još čuva dokumentaciju prema starim rokovima, tko brka rok za eRačune s općim rokom za knjigovodstvene isprave ili tko izgubi iz vida razliku između statističke predaje GFI-a i javne objave, izlaže se prekršajnoj odgovornosti koja se mjeri u tisućama eura, bez obzira na to je li propust nastao zbog nepažnje ili zbog nepoznavanja izmjena iz Narodnih novina broj 151/25.
