Ein wichtiges Update der deutschen Regeln zur digitalen Buchfuehrung
Am 14. Juli 2025 veroeffentlichte das Bundesministerium der Finanzen eine bedeutende Aenderung der GoBD (Grundsaetze zur ordnungsmaessigen Fuehrung und Aufbewahrung von Buechern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form). Dieses Update stellt die umfangreichste Ueberarbeitung der deutschen Regeln zur digitalen Archivierung seit Jahren dar und wirkt sich direkt darauf aus, wie Unternehmen ihre Finanzdokumente speichern und verwalten.
Die beiden wichtigsten Aenderungen sind die Verkuerzung der allgemeinen Aufbewahrungsfrist von 10 auf 8 Jahre und die Klaerung der Regeln zur reinen XML-Archivierung. Beide Aenderungen haben praktische Auswirkungen, die Unternehmen verstehen und zeitnah umsetzen sollten.
Aufbewahrungsfrist von 10 auf 8 Jahre verkuerzt
Die am meisten diskutierte Aenderung ist die Verkuerzung der Pflichtaufbewahrungsfrist fuer Rechnungen, Belege und andere steuerlich relevante Dokumente. Bisher mussten Unternehmen diese Unterlagen volle 10 Jahre aufbewahren. Die geaenderte GoBD setzt diese Frist nun auf 8 Jahre fest.
Wichtige Details zur neuen Aufbewahrungsfrist:
- Die 8-Jahres-Frist gilt fuer Rechnungen, Belege, Kontoauszuege und andere Dokumente, die zuvor der 10-Jahres-Regel unterlagen
- Die Aufbewahrungsfrist beginnt am Ende des Kalenderjahres, in dem das Dokument erstellt oder empfangen wurde
- Dokumente, die bereits unter der alten 10-Jahres-Regel gespeichert sind, koennen moeglicherweise frueher entsorgt werden, aber Unternehmen sollten vor dem Loeschen ihren Steuerberater konsultieren
- Bestimmte Dokumente, wie Jahresabschluesse, unterliegen weiterhin einer 10-jaehrigen Aufbewahrungspflicht nach gesonderten Vorschriften
Diese Aenderung reduziert Speicherkosten und Verwaltungsaufwand, verringert aber nicht die Notwendigkeit einer konformen, sicheren Archivierung waehrend der Aufbewahrungsfrist.
Reine XML-Archivierung praezisiert
Mit dem Anstieg der E-Rechnungsstellung unter der E-Rechnungspflicht erhalten Unternehmen zunehmend Rechnungen im reinen XML-Format (XRechnung) oder im Hybridformat (ZUGFeRD). Die GoBD-Aenderung 2025 beantwortet eine Frage, die lange offen geblieben war: Reicht es aus, nur die XML-Daten zu archivieren, oder muss auch die visuelle Darstellung gespeichert werden?
Die Aenderung stellt klar:
- Bei XRechnung-Rechnungen ist die Archivierung der XML-Datei allein ausreichend, sofern das System auf Anfrage eine menschenlesbare Ansicht rendern kann
- Bei ZUGFeRD-Rechnungen muessen sowohl der PDF-Container als auch das eingebettete XML als Einheit aufbewahrt werden
- Das archivierte Format muss das Originalformat sein, in dem das Dokument empfangen wurde; eine Konvertierung in ein anderes Format ist nicht als alleinige archivierte Kopie zulaessig
Diese Klaerung beseitigt Unsicherheiten und bestaetigt, dass Unternehmen keine separaten PDF-Darstellungen von XRechnung-Rechnungen erstellen und speichern muessen.
Die Verfahrensdokumentation bleibt unverzichtbar
Die Aenderung 2025 bekraeftigt die Anforderung an eine Verfahrensdokumentation - die Prozessdokumentation, die beschreibt, wie Ihr Unternehmen digitale Dokumente handhabt, verarbeitet und archiviert. Diese Dokumentation muss abdecken:
- Wie Dokumente in Ihr System gelangen (Empfangskanaele, Importprozesse)
- Wie Dokumente verarbeitet und Geschaeftsvorgaengen zugeordnet werden
- Wie Dokumente gespeichert werden, einschliesslich der verwendeten technischen Systeme und Sicherheitsmassnahmen
- Wie Zugriffsrechte verwaltet werden und wer berechtigt ist, Aufzeichnungen einzusehen oder zu aendern
- Wie die Integritaet und Authentizitaet archivierter Dokumente sichergestellt werden
Steuerprufer fordern die Verfahrensdokumentation zunehmend bei Pruefungen an. Unternehmen, die diese Dokumentation nicht haben oder eine veraltete Version besitzen, riskieren die Anfechtung ihres gesamten Buchfuehrungssystems.
Strafen bei Nichteinhaltung
Die GoBD selbst schreibt keine bestimmten Bussgelder vor, aber Nichtkonformitaet kann bei einer Steuerpruefung schwerwiegende Folgen haben. Pruefer koennen Ihre Buchfuehrung vollstaendig ablehnen, was zu geschaetzten Steuerbescheiden fuehrt, die typischerweise hoehere Steuerzahlungen zur Folge haben. Darueber hinaus koennen nach verwandten Vorschriften Bussgelder von bis zu 5.000 EUR pro Verstoss fuer Verstoesse gegen die elektronische Rechnungsstellung und Archivierungsanforderungen verhaengt werden.
Was Unternehmen jetzt tun sollten
Um sich an die geaenderte GoBD anzupassen, sollten Unternehmen folgende Schritte unternehmen:
- Aktualisieren Sie Ihre Verfahrensdokumentation, um die neue 8-Jahres-Aufbewahrungsfrist und die XML-Archivierungsregeln zu beruecksichtigen
- Ueberpruefen Sie Ihr Archivierungssystem, um sicherzustellen, dass es Dokumente in ihrem urspruenglich empfangenen Format speichert
- Stellen Sie sicher, dass Ihr System XRechnung-XML-Dateien auf Anfrage in ein menschenlesbares Format rendern kann
- Pruefen Sie, ob Dokumente, die sich derzeit im 9. oder 10. Aufbewahrungsjahr befinden, unter den neuen Regeln entsorgt werden koennen
- Stellen Sie sicher, dass Ihr System vollstaendige, faelschungssichere Zugriffsprotokolle fuer alle archivierten Dokumente bereitstellt
Wie Arhivix hilft
Arhivix ist darauf ausgelegt, jede Anforderung der geaenderten GoBD zu erfuellen. Dokumente werden in ihrem Originalformat auf AWS S3 mit AES-256-Verschluesselung gespeichert, wodurch Integritaet und Authentizitaet waehrend der gesamten 8-jaehrigen Aufbewahrungsfrist gewaehrleistet sind. Umfassende Audit-Trails protokollieren jede Aktion, die an jedem Dokument vorgenommen wird - vom Hochladen ueber den Zugriff bis zum Export. Wenn Steuerprufer Ihre Unterlagen anfordern, bietet Arhivix die Rueckverfolgbarkeit und den Konformitaetsnachweis, den die GoBD verlangt.
