Die zweite GoBD-Änderung verstehen
Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) regeln, wie deutsche Unternehmen ihre digitalen Buchführungsunterlagen verwalten, speichern und zugänglich machen müssen. Die zweite Änderung, die am 14. Juli 2025 in Kraft getreten ist, stellt die bedeutendste Aktualisierung dieser Vorschriften seit Jahren dar. Sie spiegelt die sich wandelnde digitale Landschaft und die Erkenntnis der Bundesregierung wider, dass Archivierungsanforderungen an moderne Geschäftspraktiken und technologische Möglichkeiten angepasst werden müssen.
Die Änderung wurde in Abstimmung mit Branchenvertretern und Steuerexperten erarbeitet und zielt darauf ab, den Verwaltungsaufwand zu reduzieren, ohne die Integrität und Prüfbarkeit der Geschäftsunterlagen zu beeinträchtigen. Für Unternehmen, die bereits in eine digitale Archivierungsinfrastruktur investiert haben, bieten viele der Neuerungen eine willkommene Vereinfachung.
XML-Archivierung jetzt ausreichend
Eine der wirkungsvollsten Änderungen der Novelle von 2025 ist die ausdrückliche Anerkennung, dass die alleinige Archivierung von Rechnungen im XML-Format für die Compliance ausreichend ist. Zuvor bestand Unklarheit darüber, ob Unternehmen sowohl die visuelle Darstellung (PDF) als auch die strukturierten Daten (XML) von Hybridformat-Rechnungen wie ZUGFeRD aufbewahren mussten. Die Änderung stellt klar, dass die strukturierten XML-Daten, die alle gesetzlich vorgeschriebenen Rechnungsinformationen enthalten, die Aufbewahrungspflichten allein erfüllen. Dies ist besonders relevant, da Deutschland auf die verpflichtende E-Rechnung umstellt, bei der der XML-Inhalt das rechtlich verbindliche Element der Rechnung darstellt.
Diese Klarstellung reduziert die Speicheranforderungen für Unternehmen mit hohem Rechnungsvolumen erheblich und vereinfacht den Archivierungsprozess, da die Aufbewahrung doppelter Darstellungen desselben Dokuments entfällt.
Aufbewahrungsfrist von 10 auf 8 Jahre verkürzt
Die Änderung bringt eine willkommene Verkürzung der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist für Rechnungen und bestimmte andere Geschäftsunterlagen. Mussten deutsche Unternehmen Rechnungen bisher volle 10 Jahre aufbewahren, reduzieren die neuen Regeln diese Frist auf 8 Jahre. Diese Änderung gilt für Rechnungen, Belege und zugehörige Begleitdokumente. Hauptbucheinträge, Jahresabschlüsse und Eröffnungsbilanzen erfordern weiterhin eine Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren. Die verkürzte Aufbewahrungsfrist gilt für Dokumente, deren Aufbewahrungspflicht nach dem Inkrafttreten der Änderung beginnt -- Unternehmen sollten daher keine Dokumente vorzeitig löschen, die bereits der bisherigen 10-Jahres-Pflicht unterlagen.
Für Unternehmen mit großen Dokumentenarchiven kann diese Verkürzung um zwei Jahre zu spürbaren Einsparungen bei den Speicherkosten und zu vereinfachten Prozessen in der Dokumentenverwaltung führen.
Formatbewahrung und Konvertierungsanforderungen
Die Novelle von 2025 aktualisiert auch die Regelungen zur Formatbewahrung und Dokumentenkonvertierung. Gemäß der überarbeiteten GoBD müssen Unternehmen Dokumente weiterhin in dem Format aufbewahren, in dem sie empfangen oder erstellt wurden. Allerdings bietet die Änderung klarere Leitlinien dazu, wann eine Formatkonvertierung zulässig ist. Wenn ein Unternehmen ein Dokument von einem digitalen Format in ein anderes konvertiert (zum Beispiel von einem proprietären Format in PDF/A zur Langzeitarchivierung), müssen sowohl das Original als auch die konvertierte Version aufbewahrt werden, und der Konvertierungsprozess muss vollständig in einer Verfahrensdokumentation protokolliert werden.
Die Pflicht zur Verfahrensdokumentation bleibt ein Eckpfeiler der GoBD-Compliance. Unternehmen müssen detaillierte Aufzeichnungen über ihre Archivierungsprozesse führen, einschließlich der Art und Weise, wie Dokumente erfasst, indiziert, gespeichert und vor unbefugter Änderung geschützt werden. Die Änderung betont, dass diese Dokumentation aktuell gehalten werden muss und die tatsächlichen Geschäftspraktiken widerspiegeln sollte.
Auswirkungen auf Betriebsprüfungen und digitalen Zugriff
Die deutschen Steuerbehörden behalten das Recht, bei Prüfungen auf digitale Unterlagen zuzugreifen, und die Novelle von 2025 bekräftigt die Anforderungen an die Bereitstellung dieses Zugriffs. Unternehmen müssen sicherstellen, dass archivierte Dokumente zeitnah abgerufen und auf Anfrage in einem lesbaren Format vorgelegt werden können. Die drei im ursprünglichen GoBD definierten Formen des Datenzugriffs bleiben bestehen: direkter Lesezugriff auf das Buchhaltungssystem (Z1), indirekter Zugriff über Datenexporte (Z2) und Bereitstellung von Daten auf einem Speichermedium (Z3). Die Änderung stellt klar, dass Unternehmen bei elektronisch archivierten Dokumenten die Vollständigkeit, Richtigkeit und Unveränderbarkeit ihrer Unterlagen über den gesamten Aufbewahrungszeitraum nachweisen können müssen.
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