SharePoint: Мощен, но твърде сложен?
Microsoft SharePoint е платформа за сътрудничество, интранет и управление на съдържание. С Microsoft 365 милиони компании го използват. Но рядко задаваният въпрос е: наистина ли Ви трябва целият SharePoint само за управление на документи?
SharePoint може много -- но именно защото може толкова много, настройката и поддръжката е сложна, скъпа и изисква IT експерти.
Проблемът с SharePoint за управление на документи
1. Сложна настройка
За да направите SharePoint да работи като DMS, трябва да конфигурирате библиотеки с документи, колони с метаданни, работни потоци, нива на разрешения и политики за съхранение. Това изисква администратор на SharePoint или консултант -- за малки и средни бизнеси това е ненужен разход.
DMS като Arhivix работи веднага -- качете документ и системата автоматично се грижи за класификация, съхранение и достъп.
2. Объркване между OneDrive и SharePoint
Microsoft 365 идва с OneDrive (лично пространство) и SharePoint (екипно пространство). Служителите често не знаят къде какво да съхраняват. Документите се озовават на грешното място, появяват се дубликати навсякъде. DMS има една централна локация за всички документи -- без объркване.
3. Търсенето изисква правилно конфигурирани метаданни
Търсенето в SharePoint е мощно -- АКО документите са правилно маркирани с метаданни. На практика служителите рядко попълват полетата за метаданни. Резултат: търсенето връща стотици нерелевантни резултати. DMS с AI автоматично извлича метаданни от съдържанието на документа -- търсенето работи дори без ръчно маркиране.
4. Няма локализация за местни регулации
SharePoint не знае за местни закони за архивиране, правилници за канцеларско дело или специфични за страната срокове за съхранение. Всичко трябва да се конфигурира ръчно -- етикети за съхранение, прегледи за унищожаване, политики за съответствие. Локализираната DMS има всичко това вградено.
5. Лицензирането е сложно и скъпо
За пълна DMS функционалност на SharePoint имате нужда от Microsoft 365 E3 или E5 план. Това е 25 до 57 USD на потребител на месец. За компания от 50 служители това са 1 250-2 850 USD на месец -- само за лицензи, без имплементация. Специализираната DMS струва значително по-малко.
6. Няма вградени електронни подписи
Microsoft предлага интеграция с Adobe Sign или DocuSign -- но те са допълнителни лицензи и допълнителни разходи. DMS с вградени електронни подписи позволява подписване директно от документния работен поток.
7. Няма архивна книга
SharePoint няма концепция за архивна книга -- за компании с регулаторни изисквания това означава допълнителна ръчна работа или допълнителен софтуер. DMS автоматично генерира архивни записи от всички категоризирани документи.
SharePoint срещу DMS: Сравнение
| Критерий | SharePoint / OneDrive | DMS (Arhivix) |
|---|---|---|
| Настройка | Сложна (нужен IT екип) | Готова за 5 минути |
| Автоматична класификация | Ръчна (метаданни) | AI класификация |
| Търсене | Изисква метаданни | OCR + AI (работи без тагове) |
| Местни регулации | Ръчна конфигурация | Вградени |
| Цена (50 потребители) | 1 250-2 850 USD/мес | Значително по-малко |
| Електронни подписи | Допълнителен лиценз | Вградени |
| Архивна книга | Не е налична | Автоматична |
| Мобилно приложение | Да (SharePoint app) | Да |
Кога SharePoint е правилният избор?
SharePoint има смисъл, ако:
- Вече имате Microsoft 365 E3/E5 лицензи
- Имате IT екип, който може да конфигурира и поддържа SharePoint
- Имате нужда от интранет, wiki и сътрудничество отвъд DMS
- Работите в множество страни и имате нужда от глобално решение
Кога специализираната DMS е по-добра?
DMS е по-добра, ако:
- Имате нужда от решение, което работи веднага, без конфигурация
- Нямате IT екип за поддръжка на SharePoint
- Имате нужда от съответствие с местни регулации
- Искате електронни подписи, работни потоци и архивни записи в една система
- Бюджетът Ви не позволява корпоративни лицензи за Microsoft 365
Заключение
SharePoint е мощен инструмент -- но мощността идва със сложност. За компании, които искат просто, бързо и съответстващо управление на документи, специализираната DMS е по-умният избор.
Arhivix Ви дава всичко необходимо от DMS -- без IT екип, без сложна конфигурация, без скъпи лицензи.
