Защо е важно да знаете сроковете за съхранение на фактури?
Фактурите са най-честият вид бизнес документация. Всяка фирма ги издава и получава -- ежедневно, седмично, месечно. Но колко дълго трябва да ги пазите? Отговорът зависи от това дали сте ДДС платец, в кой сектор сте и какъв тип фактура е.
Грешка в периода може да Ви струва скъпо -- или защото сте преждевременно унищожили документ, необходим за данъчна ревизия, или защото съхранявате тонове ненужна хартия.
Срокове за съхранение по закон
Закон за счетоводството (чл. 9)
Според Закона за счетоводството ("Службен гласник РС", бр. 73/2019), счетоводните документи (включително фактурите) трябва да се пазят минимум 5 години от последния ден на стопанската година, за която се отнасят.
Закон за ДДС
За ДДС платците фактурите трябва да се пазят 10 години от края на календарната година, за която се отнасят. Това е по-дълго от общия счетоводен период.
Закон за електронно фактуриране
Електронните фактури, издадени чрез системата SEF, се пазят:
- 10 години за ДДС платци
- 5 години за субекти извън системата на ДДС
Самата система SEF съхранява фактурите в централен регистър, но това не освобождава фирмата от задължението да поддържа собствени записи.
Преглед на сроковете по вид фактура
| Вид фактура | Срок на съхранение | Правна основа |
|---|---|---|
| Изходящи фактури (ДДС платец) | 10 години | Закон за ДДС |
| Входящи фактури (ДДС платец) | 10 години | Закон за ДДС |
| Фактури (не-ДДС платец) | 5 години | Закон за счетоводството |
| Е-фактури чрез SEF (ДДС) | 10 години | Закон за електронно фактуриране |
| Е-фактури чрез SEF (не-ДДС) | 5 години | Закон за електронно фактуриране |
| Авансови фактури | 10 години | Закон за ДДС |
| Кредитни/дебитни известия | 10 години | Закон за ДДС |
Хартиена или електронна фактура -- Различава ли се периодът?
Не. Срокът на съхранение е еднакъв независимо от формата. Хартиена фактура, PDF, XML -- всички се пазят за същия период. Разликата е в метода на съхранение:
- Хартиени фактури: физическо съхранение в класьори/кутии
- Електронни фактури: цифрово съхранение с осигурена цялост и автентичност
Ако сте дигитализирали (сканирали) хартиени фактури, оригиналите все пак трябва да се пазят, освен ако не отговаряте на условията за замяна на оригиналите с цифрови копия.
Практически съвети за съхранение на фактури
- Организирайте по година и вид -- входящи и изходящи отделно, по година
- Използвайте DMS система за електронни фактури -- автоматична категоризация и търсене
- Свържете фактурите с архивната книга -- всяка категория фактури трябва да бъде записана
- Не чакайте до края на годината -- организирайте месечно или тримесечно
- Правете резервни копия на електронните фактури -- минимум 2 копия на различни локации
Какво става след изтичане на периода?
Когато срокът на съхранение на фактурите изтече, не можете просто да ги изтриете. Трябва да:
- Подготвите списък на фактури за унищожаване
- Подадете заявка в компетентния архив за одобрение
- Изчакате писмено одобрение
- Унищожите документацията и съставите протокол
Заключение
Срокът за съхранение на фактури в Сърбия е 5 или 10 години, в зависимост от статуса по ДДС. Не позволявайте това да Ви обърква -- ключът е систематичен подход и правилният инструмент.
Arhivix автоматично проследява сроковете на съхранение за всяка фактура, уведомява Ви, когато изтекат, и Ви помага да проведете законната процедура за унищожаване. Всичко на едно място.
