Bulut Depolama Uclemesi: Google Drive, Dropbox mu OneDrive mi?
Bir sirket buluttaki belgeler hakkinda dusundugunde, genellikle uc secenek arasinda karar verir: Google Drive, Dropbox veya OneDrive. Her birinin avantajlari vardir, ancak hepsi ayni temel sorunu paylasiyor -- dosya depolamak icin tasarlanmislar, belge yonetimi icin degil.
Bu makalede, her uc hizmeti ozellestirilmis bir DMS ile karsilastiriyoruz ve hicbir bulut surusunun neden gercek bir DMS'nin yerine gecemeyecegini gosteriyoruz.
Bulut Depolama ile DMS Arasindaki Fark Nedir?
Bulut depolama (Google Drive, Dropbox, OneDrive) buluttaki dijital bir sabit disktir. Dosyalar depolar, klasorlerde duzenler ve meslektaslarla paylasirsiniz.
DMS (Belge Yonetim Sistemi) belgelerinizin ne oldugunu anlayan bir sistemdir. Onlari siniflandirir, saklama surelerini takip eder, mevzuat uyumlulugunu saglar, e-imzalari mumkun kilar ve arsiv kayitlari olusturur.
Fark bir kitaplik ile kutuphane arasindaki gibidir -- raf kitaplari depolar, kutuphane onlari kataloglar, korur, aranabilir kilar ve kurallara gore odunc verir.
Google Drive, Dropbox, OneDrive: Her Birinde Ne Eksik
Google Drive -- Basit ama Yuzeysel
- Avantaj: 15 GB'a kadar ucretsiz, Gmail ve Google Workspace ile entegre
- Eksik: taranmis belgeler icin OCR, saklama sureleri, e-imza, arsiv defteri
- Sorun: arama PDF'ler ve taranmis belgeler icin calismaz
Dropbox -- Paylasmak Icin Iyi, Yonetmek Icin Kotu
- Avantaj: hizli senkronizasyon, mukemmel masaustu uygulamasi
- Eksik: belge siniflandirmasi, is akislari, mevzuat uyumlulugu ozellikleri
- Sorun: birden fazla kisi ayni dosyayi duzenlediginde senkronizasyon catismalari
OneDrive -- Microsoft Ekosisteminin Parcasi, Ama Tek Basina Yeterli Degil
- Avantaj: Office uygulamalariyla derin entegrasyon
- Eksik: otomatik siniflandirma (SharePoint olmadan), yerel mevzuat
- Sorun: DMS islevseligi icin SharePoint gerekiyor -- ek karmasiklik ve maliyet
Yan Yana Karsilastirma: Bulut ve DMS
| Ozellik | Google Drive | Dropbox | OneDrive | DMS (Arhivix) |
|---|---|---|---|---|
| Ucretsiz plan | 15 GB | 2 GB | 5 GB | Ucretsiz katman |
| OCR aramasi | Sinirli | Hayir | Hayir | Evet (Yapay Zeka) |
| Otomatik siniflandirma | Hayir | Hayir | Hayir* | Evet |
| Saklama sureleri | Hayir | Hayir | Hayir* | Evet |
| Elektronik imza | Eklenti | Dropbox Sign | Eklenti | Yerlesik |
| Onay is akislari | Hayir | Hayir | Hayir* | Evet |
| Arsiv defteri | Hayir | Hayir | Hayir | Evet |
| Denetim izi | Temel | Temel | Temel | Ayrintili |
| Mevzuat uyumlulugu | Hayir | Hayir | Hayir | Evet |
* Ek yapilandirma ile SharePoint Premium/E5 lisansi gerektirir
DMS'ye Gecmeniz Gerektigi 5 Isaret
1. 1.000'den Fazla Belgeniz Var
Klasor yapiniz 5+ derinlige indiginde, hicbir bulut surucu bir belgeyi hizla bulmaniza yardimci olamaz. Yapay zeka aramasina sahip DMS belgeleri saniyeler icinde bulur -- nerede depolandiklarindan bagimsiz olarak.
2. Yasal Saklama Gereksinimleriniz Var
Faturalar 10 yil, IK belgeleri kalici, sozlesmeler suresi dolduktan sonra 5 yil. Hicbir bulut surucu bu son tarihleri otomatik olarak takip etmez. DMS, son tarihler dolmadan once sizi uyarir ve kazara silmeyi onler.
3. Denetimler veya Incelemelerle Karsilasiyorsunuz
Vergi mufettisi X tedarikcisinden Y donemi icin tum faturalari istediginde -- bulut surucude bu manuel aramaktir. DMS raporu 30 saniyede olusturur.
4. 10'dan Fazla Calisan Belgelerle Calisiyor
Bulut surculerinde erisim kontrolu ekipler buyudukce pratik olmaktan cikar. RBAC'li DMS, erisimi role gore otomatik olarak yonetir.
5. E-Imza ve Irsaliyelere Ihtiyaciniz Var
Bulut surculerinde yerlesik e-imza veya irsaliye olusturma yoktur. DMS her ikisini de birlesik bir is akisina entegre eder.
Buluttan DMS'ye Gecis Nasil Gorunur?
- Mevcut belgeleri denetleyin -- neye sahipsiniz ve nerede oldugunun envanterini cikartin
- Kategorileri tanimlayin -- faturalar, sozlesmeler, IK, teknik belgeler
- Toplu yukleme -- DMS, tasinan belgeleri otomatik olarak siniflandirir
- Calisanlari egitin -- temeller icin 30 dakika yeterlidir
- Paralel calisma -- gecis sirasinda 2-4 hafta her iki sistemi kullanin
Sonuc: Bulut Depolama = DMS Degil
Google Drive, Dropbox ve OneDrive mukemmel araclardir -- ne icin tasarlandilarsa onun icin. Ancak hicbiri mevzuata uyumlu sekilde is belgelerini yonetmek icin yapilmadi.
Siniflandirma, saklama sureleri, e-imza, is akislari, arsiv kayitlari ve denetim izlerine ihtiyaciniz varsa -- DMS'ye ihtiyaciniz var.
Arhivix, bulut depolamanin basitligini isletmenizin gercekten ihtiyac duydugu tum ozelliklerle birlestiren DMS'dir. Ucretsiz deneyin ve farki gorun.
