Arsiv Defteri Nedir ve Neden Zorunludur?
Arsiv defteri (arhivska knjiga), Sirbistan'daki her tuzel kisi ve girisimcinin is faaliyetleri sirasinda olusturulan tum belge materyalini (registraturski materijal) kaydetmesi gereken yasal olarak zorunlu bir defterdir. Arsiv Malzemeleri ve Arsiv Faaliyetleri Hakkinda Kanun'a ("Resmi Gazete RS", No. 6/2020) gore, her sirket bir arsiv defteri tutmali ve bir onceki yil icin 30 Nisan'a kadar yetkili arsive sunmalidir.
Bircok sirket bu yukumlulukten habersizdir veya goz ardi eder -- ta ki arsiv denetimi gelene kadar. Tuzel kisiler icin cezalar 2.000.000 RSD'ye ulasabilir.
Arsiv Defteri Hangi Sutunlari Icerir?
Arsiv defteri formu asagidaki sutunlari icerir:
| Sutun | Aciklama | Ornek |
|---|---|---|
| Sira numarasi | Surekli kayit numarasi, yildan yila devam eder | 1, 2, 3... |
| Kayit tarihi | Kaydin yapildigi tarih | 15.01.2026 |
| Olusturulma yili | Belgenin olusturuldugu yil | 2025 |
| Siniflandirma isareti | Kategori Listenizden gelen kod | 04-02 |
| Icerik (aciklama) | Belge kategorisinin kisa aciklamasi | Giden faturalar |
| Miktar | Klasor, kutu sayisi veya MB (elektronik icin) | 3 klasor |
| Saklama suresi | Kategori Listesine gore saklama suresi | 10 yil |
| Konum | Belgenin fiziksel/dijital olarak depolandigi yer | Raf 3, arsiv odasi |
| Notlar | Ek bilgiler (imha edildi, arsive sunuldu vb.) | -- |
Adim Adim: Arsiv Defteri Nasil Doldurulur
Adim 1: Kategori Listesini Hazirlayin
Doldurmaya baslamadan once, onaylanmis bir Saklama Sureleriyle Kayit Materyali Kategorileri Listesi'ne sahip olmalisiniz. Bu belge, sirketinizdeki tum belge turlerini ve her birinin ne kadar sure saklanmasi gerektigini tanimlar. Liste yetkili arsiv tarafindan onaylanmis olmalidir.
Adim 2: Yilin Tum Belgelerini Toplayin
Yil boyunca olusturulan veya alinan tum belgelerin envanterini cikarin:
- Faturalar (gelen ve giden)
- Sozlesmeler
- Insan kaynaklari belgeleri
- Mali tablolar
- Vergi belgeleri
- Genel yazismalar
- Teknik belgeler
Adim 3: Belgeleri Siniflandirin
Her belgeyi Kategori Listenize gore uygun kategoriye atayin. Her kategori kendi siniflandirma isaretini alir.
Adim 4: Sutunlari Doldurun
Her belge kategorisi icin arsiv defterine verileri girin. Sira numarasi bir onceki yildan devam eder -- her yil 1'den baslamazsiniz.
Adim 5: Imzalayin ve Sunun
Arsiv defteri, kayit materyali korumasindan sorumlu kisi tarafindan imzalanir. Sunum, 30 Nisan'a kadar yetkili bolge arsivine (ornegin, Belgrad sirketleri icin Belgrad Tarih Arsivi) yapilir.
En Yaygin Hatalar
- Sira numarasini her yil 1'den baslatmak -- Numara sureklidir, onceki yildan devam eder
- Kategori Listesi olmamasi -- Onaylanmis bir liste olmadan arsiv defterinin temeli yoktur
- Elektronik belgelerin ihmal edilmesi -- E-faturalar, e-postalar ve dijital sozlesmeler de kaydedilmelidir
- Miktarlarin yanlis belirtilmesi -- Klasor/kutu sayisini veya megabaytlari kesin olarak belirtin
- Son dakikada geriye donuk doldurma -- Defteri yil boyunca tutun, sadece son tarihten once degil
Elektronik mi Kagit Arsiv Defteri mi?
Kanun arsiv defterinin elektronik formda tutulmasina izin verir. Bu cok daha pratiktir cunku su imkanlari saglar:
- Sira numaralarinin otomatik olusturulmasi
- Herhangi bir alana gore arama
- Arsiv sunumu icin PDF veya Excel'e aktarim
- Otomatik doldurma icin DMS sistemleriyle entegrasyon
Arhivix, sisteme yukledigniz belgelere dayali olarak arsiv defterini otomatik olarak olusturur. Manuel doldurma yerine sistem her belgeyi takip eder ve yil sonunda -- arsiv defteri tek tikla hazirdir.
Son Tarih ve Cezalar
Arsiv defterini yetkili arsive sunma son tarihi, bir onceki takvim yilinda olusturulan belgeler icin cari yilin 30 Nisan'idir.
Sunmama veya yanlis kayitlar icin cezalar:
- Tuzel kisiler: 50.000 -- 2.000.000 RSD
- Girisimciler: 10.000 -- 500.000 RSD
- Sorumlu kisiler: 5.000 -- 150.000 RSD
Sonuc
Arsiv defterini doldurmak, dogru hazirlik ve arac ile karmasik olmak zorunda degildir. Anahtar, yil boyunca kayit tutmak, onaylanmis bir Kategori Listesine sahip olmak ve son ana kadar beklememektir.
Arhivix ile arsiv defteri otomatik olarak olusturulur. Yil boyunca belgeleri sisteme yukleyin ve Nisan'a kadar -- her sey sunuma hazir. Ucretsiz deneyin.
