Un scenariu pe care fiecare companie il cunoaste
Directorul trimite un contract unui client. Clientul modifica doua clauze si il trimite inapoi. Juristul corecteaza. Directorul adauga ceva. Versiunea finala? Nimeni nu este sigur. Pe folderul partajat vedeti:
contract_clientX.docxcontract_clientX_v2.docxcontract_clientX_FINAL.docxcontract_clientX_FINAL_corectie.docxcontract_clientX_FINAL_v2_REAL.docx
Pe care il semnam?
De ce acest lucru este periculos, nu doar enervant
- Consecinte juridice -- semnarea versiunii gresite inseamna ca termenii negociati nu sunt inclusi
- Pierderi financiare -- oferta gresita cu preturi vechi trimisa clientului
- Pierdere de timp -- fiecare "care este cea mai recenta versiune?" costa 5-10 minute
Cum rezolva DMS controlul versiunilor
- Versionare automata -- fiecare editare salveaza automat o noua versiune
- Istoric de modificari -- cine a schimbat ce, cand si de ce
- Blocarea documentului -- cat timp cineva editeaza, altii nu pot suprascrie
- O singura sursa de adevar -- un document, toata lumea vede aceeasi versiune
Concluzie
Haosul versiunilor de documente costa timp, bani si poate avea consecinte juridice. Solutia: un singur sistem, versionare automata, istoric complet.
Arhivix salveaza automat fiecare versiune a fiecarui document. Stiti intotdeauna care este cea mai recenta, cine ce a schimbat si puteti reveni la orice versiune anterioara. Incercati gratuit.
