Foldere partajate: O relicva care inca functioneaza (cumva)
Intr-un numar imens de companii, locul central pentru documente este un folder partajat pe un server Windows. Toata lumea are acces, fiecare isi creeaza propriul sistem de foldere si cumva -- totul functioneaza. Pana cand nu mai functioneaza.
7 probleme cu folderele partajate
- Structura haotica de foldere -- fiecare creeaza foldere in felul sau
- Fara cautare in continut -- cautarea Windows gaseste doar dupa numele fisierului
- Acces totul-sau-nimic -- controlul granular necesita configurare NTFS complexa
- Fara istoric de modificari -- cineva sterge un fisier, a disparut
- Acces doar de la birou -- fara acces de acasa, din teren sau din calatorie fara VPN
- Hardware-ul cedeaza -- serverele se defecteaza, discurile mor
- Fara conformitate legala -- fara registru de arhiva, fara urmarirea pastrarii
Comparatie
| Functionalitate | Folder partajat | DMS (Arhivix) |
|---|---|---|
| Organizare | Manuala (foldere) | Automata (clasificare AI) |
| Cautare | Dupa numele fisierului | Dupa continut (AI + OCR) |
| Control acces | De baza (NTFS) | RBAC pe roluri |
| Versionare | Nu | Automata |
| Acces la distanta | VPN (complicat) | Browser + aplicatie mobila |
| Copii de siguranta | DIY | Automate (2 locatii UE) |
| Registru de arhiva | Nu | Generat automat |
Concluzie
Folderele partajate erau revolutionare acum 20 de ani. Astazi sunt un obstacol. Companiile care trec la DMS economisesc timp, spatiu, bani si dorm mai linistite stiind ca documentele sunt in siguranta si conforme legal.
Arhivix inlocuieste serverul dumneavoastra cu un singur sistem -- toate documentele, toti angajatii, toate dispozitivele, securitate completa. Migrarea dureaza o zi sau doua. Incercati gratuit 14 zile.
