Inchiderea Firmei ≠ Inchiderea Arhivei
Multi proprietari de afaceri cred ca inchiderea unei companii pune capat obligatiei de pastrare a documentelor. Acest lucru nu este adevarat. Legile arhivistice cer ca documentatia sa fie pastrata chiar si dupa incetarea activitatii unei entitati juridice.
Obligatii Legale la Inchidere
- Organizarea documentatiei -- toate documentele trebuie aranjate pe ani si categorii
- Actualizarea registrului de arhiva -- inventar complet al intregii documentatii
- Separarea documentelor permanente -- documentele cu valoare permanenta sunt separate
- Predarea catre arhiva de stat -- documentele permanente sunt transferate arhivei competente
- Distrugerea materialului nepermanent -- doar cu aprobarea arhivei
Perioade de Pastrare care se Aplica dupa Inchidere
| Tip Document | Perioada de Pastrare |
|---|---|
| Situatii financiare | Permanent |
| Documentatie fiscala | 10 ani |
| Registre salariale | Permanent |
| Contracte de munca | Permanent |
| Contracte comerciale | 10 ani de la expirare |
| Facturi | 10 ani |
Cum Usureaza DMS-ul Inchiderea
- Predare organizata: toate documentele deja categorizate cu metadate
- Registru de arhiva automat: generati registrul complet de arhiva pentru predare
- Export in formate standard: PDF/A pentru pastrare pe termen lung
- Pista de audit: dovada integritatii documentelor pe toata perioada de pastrare
Concluzie
Arhivix va ajuta sa inchideti firma in conformitate cu legea. Registru de arhiva automat, documentatie organizata si export pentru predare catre arhiva de stat. Nu asteptati pana in ultimul moment -- organizati-va documentele acum.
