Un regulament nou, cu impact direct asupra arhivarii documentelor
Din 13 decembrie 2024, Regulamentul (UE) 2023/988 privind siguranta generala a produselor, cunoscut si sub numele de GPSR (General Product Safety Regulation), se aplica direct in toate statele membre, inclusiv in Romania. El a inlocuit vechea Directiva 2001/95/CE si a adus, pe langa cerinte de siguranta a produselor, obligatii concrete de pastrare a documentelor pentru producatori, importatori, distribuitori si, in mod special, pentru magazinele online si platformele de marketplace.
Spre deosebire de alte reglementari axate pe facturare sau raportare fiscala, GPSR schimba modul in care companiile trebuie sa organizeze si sa arhiveze documentatia legata de produsele pe care le vand, cu termene de pastrare de pana la 10 ani. Pentru multe firme romanesti care vand online, aceasta obligatie a trecut relativ neobservata in fata subiectelor fiscale mai vizibile, desi neconformitatea poate atrage sanctiuni.
Cui se aplica Regulamentul GPSR
GPSR vizeaza toti operatorii economici implicati in lantul de distributie a produselor de consum nealimentare, adica:
- producatorii si mandatarii acestora din Uniunea Europeana;
- importatorii de produse din afara UE;
- distribuitorii si comerciantii, inclusiv cei care vand exclusiv online;
- furnizorii de piete online (marketplace), care au propriile obligatii de verificare a vanzatorilor tereti.
Practic, orice firma din Romania care vinde produse fizice catre consumatori, fie printr-un magazin propriu, fie prin platforme precum eMAG Marketplace sau alte site-uri de comert electronic, intra sub incidenta regulamentului, indiferent de marimea afacerii.
Documentele pe care trebuie sa le pastrati si pentru cat timp
Cea mai importanta schimbare pentru gestionarea documentelor este introducerea unor termene explicite de retentie, diferite fata de cele cunoscute deja din domeniul contabil sau fiscal:
- Documentatia tehnica a produsului (evaluarea de risc, standardele aplicate, descrierea caracteristicilor, testele de conformitate) trebuie pastrata timp de 10 ani de la data introducerii produsului pe piata.
- Datele privind lantul de aprovizionare, adica identitatea furnizorilor de componente, a producatorilor si a cumparatorilor din amonte si aval, trebuie pastrate timp de 6 ani de la livrarea produsului, pentru a permite trasabilitatea rapida in caz de retragere de pe piata.
- Corespondenta cu autoritatile de supraveghere si eventualele notificari privind incidente de siguranta trebuie de asemenea documentate si pastrate pe durata prevazuta de regulament.
Aceste termene lungi inseamna ca documentele nu mai pot fi tratate ca fisiere temporare, pastrate pe un calculator local sau intr-un folder de e-mail. Este nevoie de o organizare clara, cu evidenta datei de la care curge fiecare termen de retentie, in functie de produsul si de lotul la care se refera.
Informatii obligatorii pe produs si in magazinul online
Pe langa arhivarea documentatiei, GPSR impune ca fiecare produs si fiecare pagina de produs din magazinul online sa afiseze:
- numele producatorului, marca si datele de contact (adresa postala si adresa de e-mail);
- un identificator unic al produsului, precum numarul de lot sau de serie, pentru a permite localizarea rapida a unui produs defect;
- instructiunile de siguranta si de utilizare, redactate in limba romana pentru produsele vandute in Romania;
- datele persoanei responsabile din Uniunea Europeana, atunci cand producatorul este stabilit in afara UE.
Lipsa acestor informatii de pe fisa produsului este una dintre cele mai frecvente neconformitati semnalate de platformele mari de comert electronic, care au inceput sa solicite vanzatorilor tereti completarea acestor date inainte de listarea produselor.
Rolul ANPC si sanctiunile aplicabile in Romania
Autoritatea Nationala pentru Protectia Consumatorilor (ANPC) este autoritatea competenta desemnata sa constate incalcarile si sa aplice sanctiuni legate de siguranta produselor si de obligatiile comerciantilor fata de consumatori. ANPC a publicat inca din iulie 2024 un proiect de act normativ prin care se stabileste regimul sanctionator aferent GPSR la nivel national.
In plus, Legea nr. 190/2025 a modificat cadrul referitor la contractele de vanzare de bunuri, introducand amenzi cuprinse intre 5.000 si 25.000 de lei pentru comerciantii care nu respecta obligatiile esentiale privind conformitatea bunurilor, garantiile, informarea corecta a consumatorilor si conditiile de livrare si instalare a produselor cu componenta digitala. Aceste sanctiuni se adauga posibilitatii ANPC de a dispune retragerea produselor de pe piata sau rechemarea lor de la consumatori, in cazurile mai grave.
Controalele ANPC din ultimii ani arata o intensificare vizibila a verificarilor asupra comerciantilor, cu amenzi cumulate de milioane de lei aplicate lunar la nivel national pentru diverse neconformitati privind produsele si informarea consumatorilor, ceea ce sugereaza ca zona de siguranta a produselor si documentatia aferenta vor ramane in atentia autoritatii si in perioada urmatoare.
Nu doar magazinele mari sunt vizate
O confuzie frecventa este ideea ca GPSR se aplica doar marilor retaileri sau importatorilor de volum mare. In realitate, orice IMM care vinde produse fizice online, de la accesorii si jucarii pana la electrocasnice mici sau produse pentru copii, are aceleasi obligatii de documentare si retentie ca un jucator mare, doar ca dispune de resurse mai reduse pentru a le gestiona manual. Tocmai de aceea, evidenta clara a datelor de intrare pe piata pentru fiecare produs sau lot devine esentiala pentru a nu pierde controlul asupra termenelor de 10, respectiv 6 ani.
Checklist practic pentru conformitate GPSR
- Identificati toate categoriile de produse fizice vandute online si verificati daca intra sub incidenta GPSR.
- Centralizati documentatia tehnica existenta (evaluari de risc, certificate, teste) pentru fiecare produs sau familie de produse.
- Notati data introducerii pe piata pentru fiecare produs sau lot, ca punct de plecare pentru termenul de 10 ani.
- Pastrati separat, cu termen de 6 ani, datele privind furnizorii si cumparatorii din lantul de aprovizionare.
- Verificati ca fiecare fisa de produs din magazinul online afiseaza datele producatorului, identificatorul de lot si instructiunile in limba romana.
- Desemnati o persoana responsabila intern cu monitorizarea conformitatii GPSR si cu raspunsul la eventualele solicitari ANPC.
- Revizuiti periodic termenele de retentie, astfel incat niciun document sa nu fie sters inainte de expirarea perioadei legale.
