Introducere: Facturarea electronica in Serbia
In 2022, Serbia a lansat Sistemul de Facturi Electronice (SEF) ca platforma centralizata de stat pentru emiterea, trimiterea, primirea si stocarea facturilor electronice. Din ianuarie 2023, utilizarea SEF este obligatorie pentru toti platitorii de TVA din sectorul privat.
Scopul sistemului este digitalizarea completa a facturarii, reducerea fraudei fiscale si automatizarea proceselor de afaceri. In locul facturilor pe hartie, PDF-urilor sau e-mailurilor, toate facturile trec printr-un sistem de stat unificat intr-un format XML structurat. Aceasta face parte dintr-un efort mai amplu de arhivare electronica a intregii documentatii de afaceri.
Ce este SEF (Sistemul de Facturi Electronice)?
SEF este platforma centrala a Ministerului de Finante al Republicii Serbia pentru facturarea electronica. A fost dezvoltat ca sistem obligatoriu prin care trebuie sa treaca toate facturile intre entitatile de afaceri.
Caracteristici principale ale sistemului SEF:
- Format XML structurat care permite procesarea automata
- Numar unic de identificare pentru fiecare factura
- Verificare automata a corectitudinii datelor
- Stocarea facturilor pentru minimum 10 ani (5 ani pentru neplatitorii de TVA)
- Semnatura electronica sau certificat pentru inregistrare si acces
Cine trebuie sa foloseasca SEF?
Obligatia de a utiliza sistemul SEF depinde de tipul entitatii:
Obligatoriu din ianuarie 2023:
- Toti platitorii de TVA din sectorul privat (tranzactii B2B)
- Entitatile din sectorul public (institutii de stat, intreprinderi publice)
- Sectorul privat catre sectorul public (tranzactii B2G)
De asemenea obligatoriu pentru:
- Neplatitorii de TVA care factureaza sectorul public
- Toate entitatile care primesc facturi de la platitorii de TVA
Singura exceptie sunt persoanele fizice care nu desfasoara activitati de afaceri si micii antreprenori care nu sunt in sistemul TVA si nu fac afaceri cu sectorul public.
Cum functioneaza SEF in practica?
Procesul de facturare electronica prin SEF functioneaza astfel:
- Crearea facturii in software-ul dumneavoastra de contabilitate sau direct pe portalul SEF
- Trimiterea prin SEF in formatul XML prescris
- Verificarea automata a datelor de catre sistem (CUI, suma, TVA)
- Atribuirea unui numar unic si a datei de emitere
- Primirea de catre cumparator prin sistemul SEF
- Acceptarea sau respingerea facturii de catre destinatar
- Stocarea permanenta in sistem (minimum 10 ani)
Termene pentru primirea si acceptarea facturilor
| Actiune | Sectorul public | Sectorul privat |
|---|---|---|
| Termen pentru acceptare/respingere | 15 zile | 15 zile |
| Daca nu exista raspuns | Considerata acceptata | Considerata respinsa |
| Termen pentru inregistrarea TVA | 12 zile de la sfarsitul perioadei fiscale | 12 zile de la sfarsitul perioadei fiscale |
Ce se schimba din 2026?
Legea privind facturarea electronica a fost modificata la sfarsitul anului 2025, iar cele mai importante schimbari intra in vigoare in cursul anului 2026:
Din martie 2026:
- Facturi interne obligatorii generate direct in SEF (pentru utilizatorii existenti ai sistemului)
- Facturare electronica pentru comertul cu amanuntul in anumite cazuri
- Avize de expeditie electronice B2G devin obligatorii pentru sectorul privat
Din sfarsitul lui 2026 / inceputul lui 2027:
- Declaratii de TVA precompletate pe baza datelor din SEF
- Reconcilierea automata a facturilor emise si primite
- Automatizare mai mare a obligatiilor fiscale
Beneficiile facturarii electronice
Trecerea la facturile electronice aduce beneficii concrete:
- Economii de pana la 80% din costuri comparativ cu facturarea pe hartie
- Eliminarea erorilor din introducerea manuala a datelor
- Proces de plata mai rapid deoarece factura ajunge instantaneu
- Stocare automata fara spatiu fizic de arhivare
- Supraveghere mai usoara si revizuirea tuturor facturilor emise si primite
- Conformitate legala fara munca administrativa suplimentara
Sanctiuni pentru neconformitate
Neindeplinirea obligatiilor de facturare electronica implica sanctiuni:
Sanctiuni pentru persoane juridice: 200.000 pana la 2.000.000 RSD
Pentru antreprenori: 50.000 pana la 500.000 RSD
Pentru persoane responsabile: 50.000 pana la 150.000 RSD
Sanctiunile se aplica pentru: neemiterea unei facturi electronice in termenul prescris, neinregistrarea in sistemul SEF, neacceptarea unei facturi in termenul legal si neconformitatea cu formatul XML.
Cum va ajuta Arhivix cu facturile electronice?
Arhivix este conceput pentru a va simplifica cat mai mult lucrul cu facturile electronice si pentru a va alinia afacerea la lege. Iata cum:
Arhivarea automata a facturilor electronice
Fiecare factura electronica care trece prin sistemul dumneavoastra este arhivata automat in Arhivix. Fara transferuri manuale de fisiere, fara copiere. Factura este salvata, organizata si accesibila ori de cate ori aveti nevoie.
Cautare in limbaj natural
Uitati de cautarea prin dosare. Tastati "factura de la furnizorul X din martie" si Arhivix AI va gasi documentul exact in cateva secunde. Sistemul intelege contextul si continutul fiecarei facturi.
Etichetare si categorizare automata
AI recunoaste automat tipul facturii, furnizorul, suma, data si atribuie etichetele corespunzatoare. Fara niciun efort din partea dumneavoastra, facturile sunt organizate din primul moment.
Conformitate legala
Arhivix stocheaza facturile in conformitate cu cerintele legale pentru minimum 10 ani. Stocare in doua regiuni AWS europene, criptare AES-256, trasabilitate completa.
Integrare cu registrul de arhiva
Facturile sunt inregistrate automat in registrul de arhiva digital. Cand o inspectie solicita acces, totul este gata cu un singur clic.
Concluzie
Facturarea electronica in Serbia nu mai este optionala, ci obligatorie. Sistemul SEF aduce transparenta si eficienta, dar necesita si pregatire tehnica. Cu Arhivix, intregul proces este automatizat: de la primirea facturii, prin arhivare, pana la cautare si raportare pentru inspectii.
In loc sa va adaptati la sistem, lasati sistemul sa se adapteze la dumneavoastra. Incercati Arhivix gratuit timp de 14 zile.
