Cat costa cu adevarat cautarea documentelor?
Cercetarile arata ca angajatul mediu petrece 18 minute gasind un singur document. In timpul unei zile de lucru, lucratorul mediu cauta 5-8 documente. Aceasta inseamna pana la 2,5 ore zilnic petrecute cautand, nu lucrand.
Intr-o companie de 20 de persoane, aceasta inseamna 50 de ore zilnic -- sau 6 zile lucratoare complete pe saptamana -- irosire pe gasirea documentelor care ar trebui sa fie la indemana.
Unde cautati documentele?
- Desktopul calculatorului -- "poate l-am salvat aici"
- Email -- cautare dupa cuvinte cheie, 200 de rezultate
- Grup de chat -- defilare inapoi 3 luni
- Google Drive -- 15 foldere, nu este in niciunul
- Folderul partajat de pe server -- "Cine a schimbat structura de foldere?!"
- Intrebati un coleg -- "Ai factura aia de la Mark?"
- Dosar fizic -- l-am gasit, dar versiunea gresita
Solutia: Cautare AI pentru documente
Imaginati-va ca spuneti sistemului: "Gaseste-mi factura de electricitate din martie 2025" -- si o gaseste in 3 secunde. Fara foldere, fara conventii de denumire, fara defilare.
- Cautare in limbaj natural -- descrieti ce cautati
- OCR pentru documente scanate -- chiar si imaginile de facturi devin cautabile
- Etichetare automata -- sistemul recunoaste tipul documentului, furnizorul, data
- Rezultate in secunde -- nu minute, nu ore
Cat ati economisi?
| Marimea companiei | Timp pierdut zilnic | Economii anuale cu DMS |
|---|---|---|
| 5 angajati | ~12,5 ore | ~3.000 ore/an |
| 10 angajati | ~25 ore | ~6.000 ore/an |
| 20 angajati | ~50 ore | ~12.000 ore/an |
Concluzie
Cautarea documentelor nu este "o parte normala a muncii" -- este un simptom al unui sistem prost. Cu DMS-ul potrivit si cautare AI, 18 minute devin 3 secunde.
Arhivix foloseste AI pentru a gasi orice document in secunde. Descrieti ce cautati si sistemul face restul. Economisiti mii de ore anual -- incepeti gratuit.
