De Ce Implementarea Nu Trebuie Sa Fie Dureroasa
Cea mai mare teama legata de adoptarea unui DMS: "Cum vom transfera toate documentele?", "Angajatii nu vor dori sa foloseasca noul sistem", "Vom fi paralizati saptamani intregi". Nimic din toate acestea nu trebuie sa fie adevarat -- daca urmati procesul corect.
Pasul 1: Auditati Documentatia Existenta
Inainte de implementare, faceti inventar: cate documente aveti, unde sunt (server, email, hartie), care sunt utilizate activ, care sunt de arhiva. Acest lucru dureaza 1-2 zile si ofera o imagine clara.
Pasul 2: Definiti Structura
Determinati categoriile: facturi, contracte, HR, proiecte, corespondenta. Definiti cine are acces la ce. Setati perioadele de pastrare. DMS-ul ajuta cu sabloane predefinite pentru piata dumneavoastra.
Pasul 3: Configurati Utilizatorii si Rolurile
Definiti roluri: admin, contabil, director, angajat. Fiecare rol are permisiuni definite -- ce poate vizualiza, edita, sterge, partaja.
Pasul 4: Migrarea Documentelor
Nu migrati totul deodata. Incepeti cu documentele noi -- de azi, totul intra in DMS. Migrati documentele vechi treptat, dupa prioritate: contracte active > anul curent > anii anteriori.
Pasul 5: Instruirea Angajatilor
Instruirea nu trebuie sa dureze ore. Daca DMS-ul este intuitiv, 30 de minute sunt suficiente. Cheia: aratati angajatilor cum DMS-ul le economiseste timpul, nu cat de complicat este.
Pasul 6: Lansare si Monitorizare
Primele 2 saptamani -- suport intensiv. Urmariti cine foloseste sistemul si cine nu. Rezolvati problemele imediat. Dupa o luna -- sistemul devine rutina.
Greseli Comune de Implementare
- Incercarea de a migra toate documentele deodata -- paralyzeaza compania
- Fara instruire -- angajatii revin la obiceiurile vechi
- Structura excesiv de complicata -- mai simplu este mai bine
- Fara "campion" in echipa -- aveti nevoie de o persoana care conduce implementarea
Concluzie
Arhivix se implementeaza in 1-2 zile. Interfata intuitiva, sabloane predefinite, instruire inclusa. Incepeti cu documentele noi azi -- migrati pe cele vechi treptat. Incercati gratuit.
