Dijeljene mape: Relikt koji jos uvijek (nekako) funkcionira
U ogromnom broju tvrtki centralno mjesto za dokumente je dijeljena mapa na Windows posluzitelju. Svi imaju pristup, svi kreiraju vlastiti sustav mapa i nekako -- sve funkcionira. Dok ne prestane.
7 problema s dijeljenim mapama
- Kaoticna struktura mapa -- svatko kreira mape na svoj nacin
- Nema pretrazivanja sadrzaja -- Windows pretrazivanje pronalazi samo po nazivu datoteke
- Sve-ili-nista pristup -- granularna kontrola zahtijeva slozenu NTFS konfiguraciju
- Nema povijesti promjena -- netko obrise datoteku, nema je
- Pristup samo iz ureda -- nema pristupa od kuce, s terena ili putovanja bez VPN-a
- Hardver otkazuje -- posluzitelji se kvare, diskovi umiru
- Nema zakonske uskladenosti -- nema arhivske knjige, nema pracenja rokova cuvanja
Usporedba
| Znacajka | Dijeljena mapa | DMS (Arhivix) |
|---|---|---|
| Organizacija | Rucna (mape) | Automatska (AI klasifikacija) |
| Pretrazivanje | Po nazivu datoteke | Po sadrzaju (AI + OCR) |
| Kontrola pristupa | Osnovna (NTFS) | RBAC prema ulogama |
| Verzioniranje | Ne | Automatsko |
| Udaljeni pristup | VPN (komplicirano) | Preglednik + mobilna aplikacija |
| Sigurnosna kopija | Sami | Automatska (2 EU lokacije) |
| Arhivska knjiga | Ne | Automatski generirana |
Zakljucak
Dijeljene mape bile su revolucionarne prije 20 godina. Danas su prepreka. Tvrtke koje prelaze na DMS stede vrijeme, prostor, novac i bolje spavaju znajuci da su dokumenti sigurni i zakonski uskladeni.
Arhivix zamjenjuje vas posluzitelj jednim sustavom -- svi dokumenti, svi zaposlenici, svi uredaji, potpuna sigurnost. Migracija traje dan-dva. Isprobajte besplatno 14 dana.
