Problem sa suradnjom putem e-poste
Direktor salje ugovor klijentu. Klijent mijenja 2 klauzule i salje natrag. Pravnik ispravlja. Direktor nesto dodaje. Konacna verzija? Nitko nije siguran.
U dijeljenoj mapi vidite: ugovor_v1.docx, ugovor_v2.docx, ugovor_KONACNI.docx, ugovor_KONACNI_ispravak.docx, ugovor_KONACNI_v2_STVARNO_KONACNI.docx.
Zasto je ovo opasno, a ne samo iritantno
- Pravne posljedice: potpisivanje pogresne verzije -- dogovoreni uvjeti nisu ukljuceni
- Financijski gubici: ponuda sa starim cijenama poslana klijentu
- Gubitak vremena: svako "koja je zadnja verzija?" kosta 5-10 minuta
Kako DMS rjesava suradnju na dokumentima
Automatsko verzioniranje
Svaka izmjena automatski stvara novu verziju. Nema "Spremi kao", nema preimenovanja. Uvijek znate koja je najnovija.
Komentari i biljeske
Umjesto slanja maila "pogledaj stranicu 3, redak 5" -- komentari izravno na dokumentu. Svi vide, svi odgovaraju, sve na jednom mjestu.
Radni procesi odobrenja
Tok dokumenta: autor → voditelj odjela → direktor → klijent. Svaki korak automatiziran, s obavijestima i rokovima.
Zakljucak
Arhivix eliminira kaos s verzijama. Automatsko verzioniranje, komentari na dokumentima, radni procesi odobrenja i jasna najnovija verzija u svakom trenutku. Isprobajte besplatno.
