"Envoie-le moi par e-mail" -- une phrase qui coute des milliers d'heures aux entreprises
Dans l'entreprise moyenne, les documents sont echanges par e-mail, applications de messagerie et divers canaux de communication. Le comptable a besoin d'une facture -- elle arrive sur une application de chat. Le directeur a besoin d'un contrat -- quelqu'un le trouve dans un ancien e-mail. Le bon de livraison ? Quelque part dans une piece jointe d'il y a 3 mois.
Cela "fonctionne" -- jusqu'a ce que ca ne fonctionne plus. Et ca cesse toujours de fonctionner au pire moment : lors d'un controle fiscal, d'un audit ou quand un client demande une preuve de livraison.
7 problemes lies a l'envoi de documents par e-mail
1. Les documents se perdent dans la boite de reception
L'utilisateur professionnel moyen recoit plus de 120 e-mails par jour. Une facture d'il y a un mois est enfouie sous des centaines d'autres messages.
2. Pas de controle de version
Un collegue envoie le contrat v1. Vous recevez la correction v2 par e-mail. Le client envoie ses commentaires par chat. La version finale est... ou ?
3. Pas de controle d'acces
Une fois que vous envoyez un document par e-mail, vous en perdez le controle. Qui l'a transfère ? Qui l'a enregistre sur un ordinateur portable personnel ?
4. Stockage limite
Le stockage e-mail gratuit se remplit vite quand chaque facture fait 2-5 Mo et que les bons de livraison contiennent des photos de produits.
5. La recherche ne fonctionne pas pour les documents scannes
Un collegue scanne une facture et l'envoie sous forme d'image. L'e-mail ne peut pas rechercher le texte dans cette image.
6. Pas de categorisation
L'e-mail ne distingue pas une facture d'un devis, un contrat d'un compte rendu de reunion. Tous les documents ne sont que des "pieces jointes."
7. Non-conformite legale
Les lois sur l'archivage exigent que les documents soient stockes par categorie avec des durees de conservation definies. L'e-mail ne repond a aucune de ces exigences.
La solution : un DMS centralise
- Un seul endroit pour tous les documents -- plus de "ou ai-je envoye ca ?"
- Recherche par IA -- decrivez le document en mots, le systeme le trouve
- Classification automatique -- le systeme reconnait les types de documents
- Portail client -- au lieu de l'e-mail, les clients televersent directement dans votre systeme
- Controle d'acces -- qui voit quoi, avec une piste d'audit complete
Conclusion
L'e-mail a ete cree pour la communication, pas pour la gestion documentaire. Chaque fois que vous envoyez une facture par e-mail, vous creez un doublon non controle.
Arhivix remplace l'e-mail et les applications de messagerie pour l'echange de documents. Les clients televersent via un portail, les equipes y accedent via le DMS et l'IA trouve n'importe quel document en quelques secondes. Essayez gratuitement -- 14 jours, sans carte bancaire.
