Provocarea triplei conformitati
Romania este unica in Europa prin faptul ca impune companiilor sa gestioneze trei sisteme electronice de conformitate paralele: RO e-Factura pentru facturare, SAF-T (Declaratia D406) pentru raportarea fiscala si e-Transport pentru urmarirea miscarii marfurilor. Fiecare are propriile termene, formate si structuri de penalitati.
SAF-T D406: Nivelul de raportare
Conform Ordinului ANAF nr. 1783/2021, toate companiile romanesti si entitatile straine inregistrate in scopuri de TVA trebuie sa depuna rapoarte SAF-T:
- Frecventa: Lunara sau trimestriala in functie de dimensiunea companiei
- Continut: Registrul general, conturi de plata/de incasat, facturi, plati, active
- Penalitati: Pana la EUR 1.000 pentru depunerea cu intarziere; EUR 300 pentru date incorecte
Strategia de integrare
Cheia gestionarii eficiente a triplei conformitati este integrarea datelor:
- Sursa unica de adevar: Toate facturile trec mai intai prin e-Factura, apoi alimenteaza raportarea SAF-T
- Reconciliere automata: Datele SAF-T D406 trebuie sa se reconcilieze cu inregistrarile e-Factura -- discrepantele declanseaza audituri ANAF
- Legatura cu transportul: Documentele e-Transport trebuie conectate la facturile e-Factura corespunzatoare
- Arhivare unificata: Toate cele trei tipuri de documente necesita stocare pe termen lung conforma
Esecuri frecvente de integrare
- Silozuri de date: Utilizarea unor sisteme separate pentru fiecare cerinta de conformitate creeaza erori de reconciliere
- Nepotriviri de termene: Termenele diferite de depunere (5 zile lucratoare pentru e-Factura vs. lunar pentru SAF-T) necesita o gestionare atenta a fluxului de lucru
- Inconsistente de format: Asigurarea consistentei formatelor de date in toate cele trei sisteme
Cum va ajuta Arhivix
Arhivix serveste drept nivel unificat de arhivare pentru toate cele trei sisteme de conformitate. Criptarea AES-256 securizeaza facturile e-Factura, rapoartele SAF-T si documentele e-Transport. Stocarea AWS S3 asigura ca fiecare tip de document respecta cerintele de pastrare. Pistele de audit complete leaga documentele conexe intre sisteme -- permitand auditorilor ANAF sa urmareasca fara intrerupere de la factura la raportul fiscal si la inregistrarea de transport.
