Obligatia legala de a numi o persoana responsabila
Conform Articolului 9 al Legii privind materialele arhivistice si activitatea arhivistica ("Monitorul Oficial RS", nr. 6/2020), fiecare creator si detinator de material registraturistic este obligat sa desemneze o persoana responsabila pentru protectia materialului registraturistic si a materialelor arhivistice.
Aceasta nu este optionala -- este o obligatie legala pentru toate companiile, antreprenorii, institutiile si organizatiile din Serbia.
Cine poate fi persoana responsabila?
Legea nu prescrie calificari specifice, dar in practica este de obicei:
- Director sau proprietar -- cel mai frecvent in companiile mici
- Angajat administrativ -- secretar, manager de birou
- Jurist al companiei -- daca compania are unul
- Angajat de arhiva -- in companiile mai mari
- Contabil -- frecvent in practica, desi nu este ideal deoarece au deja multe responsabilitati
Este important ca aceasta sa fie o persoana angajata in companie -- nu poate fi o persoana externa (cu exceptia cazurilor de servicii externalizate de arhivare).
Care sunt atributiile persoanei responsabile?
1. Mentinerea registrului de arhiva
Completarea corecta a registrului de arhiva pe parcursul anului si depunerea la arhiva competenta pana la 30 aprilie.
2. Aplicarea Listei de categorii
Clasificarea corecta a documentatiei conform Listei de categorii a materialului registraturistic adoptate.
3. Stocarea documentelor
Asigurarea conditiilor adecvate de stocare -- camera corespunzatoare, temperatura, protectie impotriva umiditatii si incendiilor.
4. Procedura de distrugere
Pregatirea listelor de documentatie pentru distrugere, depunerea cererilor pentru aprobarea arhivei, efectuarea procedurii de distrugere.
5. Comunicarea cu arhiva competenta
Contactul cu arhiva teritoriala competenta -- depunerea registrelor de arhiva, obtinerea aprobarilor, raspunsul la solicitari.
6. Pregatirea pentru inspectie
Mentinerea tuturor documentelor si evidentelor pregatite pentru orice potential audit al inspectiei arhivistice.
Cum sa numiti oficial persoana responsabila
Numirea se face printr-o decizie sau rezolutie interna semnata de director sau persoana autorizata. Documentul ar trebui sa contina:
- Numele complet al persoanei numite
- Pozitia/rolul in cadrul companiei
- Data numirii
- Descrierea atributiilor
- Baza legala (Articolul 9 al Legii)
- Semnatura directorului si stampila companiei
Aceasta decizie este pastrata permanent si prezentata inspectiei arhivistice la cerere.
Ce se intampla daca compania nu are o persoana responsabila numita?
A nu avea o persoana responsabila numita este o incalcare conform Legii. Sanctiunile sunt aceleasi ca pentru alte incalcari arhivistice:
- Persoane juridice: 50.000 - 2.000.000 RSD
- Persoane responsabile: 5.000 - 150.000 RSD
Sfaturi practice
- Numiti pe cineva care are timp -- aceasta este o obligatie reala cu sarcini concrete, nu doar o formalitate
- Asigurati instruire -- arhivele competente organizeaza adesea instruiri gratuite pentru persoanele responsabile
- Folositi software -- un sistem DMS reduce dramatic volumul de munca al persoanei responsabile
- Planificati inlocuirea -- daca persoana responsabila paraseste compania, numiti imediat una noua
Concluzie
Numirea unei persoane responsabile cu protectia materialului registraturistic este una dintre primele obligatii ale fiecarei companii conform Legii arhivistice. Aceasta persoana este pilonul intregului sistem de gestionare a documentelor.
Arhivix usureaza semnificativ munca persoanei responsabile -- automatizeaza registrul de arhiva, urmareste perioadele de pastrare, clasifica documentatia si genereaza rapoarte. In loc de evidente manuale, persoana responsabila foloseste un sistem care lucreaza pentru ea. Incercati gratuit.
