Aplicatiile de mesagerie: "Platforma de afaceri" neoficiala
In multe tari, aplicatiile de mesagerie au devenit platforma de facto pentru comunicarea de afaceri. Grupuri de companie, grupuri de proiecte, grupuri de departamente. Facturi trimise prin chat. Contracte fotografiate si partajate in grupuri. Avize de expeditie? "Fa o poza si trimite pe grup."
6 riscuri ale trimiterii documentelor prin aplicatii de mesagerie
1. Compresia distruge calitatea
Imaginile sunt comprimate -- textul devine ilizibil, numerele de factura neclare, stampilele si semnaturile neclare. Pentru arhivare si audituri fiscale -- inutilizabil.
2. Documentele expira sau se pierd
Fisierele media vechi se sterg in timp sau la schimbarea telefonului. Reinstalare aplicatie? Documentele au disparut. Telefon nou? Istoricul sters.
3. Zero control al accesului
Toata lumea din grup vede totul. Cand un angajat pleaca -- are in continuare acces la intregul istoric al chat-ului, inclusiv date confidentiale.
4. Fara cautare in continut
Incercati sa gasiti o factura specifica de acum 6 luni. Singura metoda: defilare la nesfarsit.
5. Fara valoare juridica
Mesajele de chat nu sunt dovada juridica. Fara semnatura electronica calificata, fara marca temporala, fara garantia integritatii.
6. Non-conformitate GDPR
Trimiterea datelor personale ale angajatilor sau clientilor prin aplicatii de mesagerie este o potentiala incalcare a protectiei datelor.
Ce sa folositi in schimb
| Nevoie | Aplicatie de mesagerie | DMS |
|---|---|---|
| Trimitere factura | Fotografie in grup | Incarcare + clasificare AI |
| Partajare cu clientul | Link sau atasament | Portal clienti cu control acces |
| Semnare document | Semnatura fizica + fotografie | Semnatura electronica calificata |
| Gasire document vechi | Defilare 6 luni inapoi | Cautare AI in 3 secunde |
Concluzie
Aplicatiile de mesagerie sunt pentru comunicarea privata -- nu pentru documentele de afaceri. Fiecare document trimis prin chat este un document fara control, fara arhivare si fara securitate juridica.
Arhivix este la fel de simplu ca o aplicatie de mesagerie, dar construit pentru documentele de afaceri. Aplicatie mobila, incarcare drag-and-drop, cautare AI, portal clienti si conformitate juridica completa. Incercati gratuit.
