Doua documente, un singur proces
Sistemul de avize de expeditie electronice din Serbia nu implica doar trimiterea unui aviz de expeditie -- include si confirmarea receptiei printr-un aviz de primire electronic (e-prijemnica). Aceste doua documente creeaza o inregistrare completa a miscarii marfurilor.
Ce este un aviz de expeditie electronic?
Un document electronic pe care expeditorul il creeaza inainte de expedierea marfurilor. Regula cheie: trebuie creat INAINTE ca marfurile sa paraseasca depozitul.
Ce este un aviz de primire electronic?
Un document electronic pe care destinatarul il trimite pentru a confirma receptia marfurilor. Poate fi:
- Acceptare -- marfuri primite complet si in stare buna
- Acceptare partiala -- doar o parte primita sau exista deteriorari
- Respingere -- expeditie refuzata (marfuri deteriorate, gresite sau necomandate)
Tabel comparativ
| Caracteristica | Aviz de expeditie electronic | Aviz de primire electronic |
|---|---|---|
| Creat de | Expeditor | Destinatar |
| Cand | Inainte de expediere | Dupa receptie |
| Termen | Inainte de plecarea din depozit | 3 zile pentru receptie fizica, 8 zile pentru acceptare/respingere |
| Obligatoriu | Da, intotdeauna | Da, intotdeauna |
| Sanctiune pentru neconformare | Pana la 2.000.000 RSD | Pana la 500.000 RSD |
Termenele destinatarului: 3 + 8 zile
Pasul 1: Confirmarea receptiei fizice -- 3 zile
Odata ce marfurile ajung, destinatarul trebuie sa confirme receptia fizica in termen de 3 zile lucratoare.
Pasul 2: Acceptare sau respingere -- 8 zile
Dupa confirmarea receptiei, destinatarul are 8 zile sa trimita avizul de primire electronic cu una din cele trei stari: acceptat, acceptat partial sau respins.
Ce se intampla cand marfurile sunt respinse?
- Expeditorul primeste notificare cu motivul respingerii
- Transportul de retur necesita un nou aviz de expeditie electronic
- Intregul lant este pastrat ca dovada pentru dispute si audituri fiscale
Ce se intampla daca destinatarul nu raspunde?
- Destinatarul este in incalcare -- amenda de pana la 500.000 RSD
- Avizul de expeditie ramane in starea "in asteptarea confirmarii"
- Expeditorul nu este responsabil pentru inactiunea destinatarului
Concluzie
Avizul de expeditie electronic si avizul de primire electronic sunt doua parti ale aceluiasi proces. Ambele sunt obligatorii, ambele au termene si ambele au sanctiuni pentru neconformare.
Arhivix automatizeaza intregul ciclu -- de la crearea avizelor de expeditie electronice la arhivarea avizelor de primire electronice, cu alerte pentru toate termenele si un jurnal de audit complet.
