Wprowadzenie: fakturowanie elektroniczne w Serbii
W 2022 roku Serbia uruchomila System Faktur Elektronicznych (SEF) jako scentralizowana platforme panstwowa do wystawiania, wysylania, odbierania i przechowywania faktur elektronicznych. Od stycznia 2023 roku korzystanie z SEF jest obowiazkowe dla wszystkich podatnikow VAT w sektorze prywatnym.
Celem systemu jest pelna cyfryzacja fakturowania, ograniczenie oszustw podatkowych i automatyzacja procesow biznesowych. Zamiast faktur papierowych, plikow PDF czy e-maili, wszystkie faktury przechodza przez jednolity system panstwowy w ustrukturyzowanym formacie XML. Jest to czesc szerszego dazenia do archiwizacji elektronicznej calej dokumentacji biznesowej.
Czym jest SEF (System Faktur Elektronicznych)?
SEF to centralna platforma Ministerstwa Finansow Republiki Serbii do fakturowania elektronicznego. Zostala opracowana jako obowiazkowy system, przez ktory musza przechodzic wszystkie faktury miedzy podmiotami gospodarczymi.
Kluczowe cechy systemu SEF:
- Ustrukturyzowany format XML umozliwiajacy automatyczne przetwarzanie
- Unikalny numer identyfikacyjny dla kazdej faktury
- Automatyczna weryfikacja poprawnosci danych
- Przechowywanie faktur przez minimum 10 lat (5 lat dla podmiotow niebedacych podatnikami VAT)
- Podpis elektroniczny lub certyfikat do rejestracji i dostepu
Kto musi korzystac z SEF?
Obowiazek korzystania z systemu SEF zalezy od rodzaju podmiotu:
Obowiazkowe od stycznia 2023:
- Wszyscy podatnicy VAT w sektorze prywatnym (transakcje B2B)
- Podmioty sektora publicznego (instytucje panstwowe, przedsiebiorstwa publiczne)
- Sektor prywatny wobec sektora publicznego (transakcje B2G)
Rowniez obowiazkowe dla:
- Podmiotow niebedacych podatnikami VAT, ktore fakturuja sektor publiczny
- Wszystkich podmiotow otrzymujacych faktury od podatnikow VAT
Jedynym wyjatkiem sa osoby fizyczne nieprowadzace dzialalnosci gospodarczej oraz mali przedsiebiorcy, ktorzy nie sa w systemie VAT i nie wspolpracuja z sektorem publicznym.
Jak dziala SEF w praktyce?
Proces fakturowania elektronicznego przez SEF wyglada nastepujaco:
- Utworzenie faktury w oprogramowaniu ksiegowym lub bezposrednio na portalu SEF
- Wyslanie przez SEF w wymaganym formacie XML
- Automatyczna weryfikacja danych przez system (NIP, kwota, VAT)
- Przydzielenie unikalnego numeru i daty wystawienia
- Odbiory przez nabywce przez system SEF
- Akceptacja lub odrzucenie faktury przez odbiorce
- Trwale przechowywanie w systemie (minimum 10 lat)
Terminy odbioru i akceptacji faktur
| Czynnosc | Sektor publiczny | Sektor prywatny |
|---|---|---|
| Termin akceptacji/odrzucenia | 15 dni | 15 dni |
| W przypadku braku odpowiedzi | Uznaje sie za zaakceptowana | Uznaje sie za odrzucona |
| Termin zaewidencjonowania VAT | 12 dni od konca okresu podatkowego | 12 dni od konca okresu podatkowego |
Co zmienia sie od 2026 roku?
Ustawa o fakturowaniu elektronicznym zostala znowelizowana pod koniec 2025 roku, a najwazniejsze zmiany wchodza w zycie w 2026 roku:
Od marca 2026:
- Obowiazkowe faktury wewnetrzne generowane bezposrednio w SEF (dla dotychczasowych uzytkownikow systemu)
- Fakturowanie elektroniczne w handlu detalicznym w okreslonych przypadkach
- B2G elektroniczne listy przewozowe staja sie obowiazkowe dla sektora prywatnego
Od konca 2026 / poczatku 2027:
- Wstepnie wypelnione deklaracje VAT na podstawie danych z SEF
- Automatyczne uzgadnianie faktur przychodzacych i wychodzacych
- Wieksza automatyzacja obowiazkow podatkowych
Korzysci z fakturowania elektronicznego
Przejscie na faktury elektroniczne przynosi konkretne korzysci:
- Oszczednosci do 80% kosztow w porownaniu z fakturowaniem papierowym
- Eliminacja bledow z recznego wprowadzania danych
- Szybszy proces platnosci poniewaz faktura dociera natychmiastowo
- Automatyczne przechowywanie bez fizycznej przestrzeni archiwalnej
- Latwiejszy nadzor i przeglad wszystkich wystawionych i otrzymanych faktur
- Zgodnosc prawna bez dodatkowej pracy administracyjnej
Kary za nieprzestrzeganie przepisow
Niedopelnienie obowiazkow zwiazanych z fakturowaniem elektronicznym grozi karami:
Kary dla osob prawnych: 200 000 do 2 000 000 RSD
Dla przedsiebiorcow: 50 000 do 500 000 RSD
Dla osob odpowiedzialnych: 50 000 do 150 000 RSD
Kary dotycza: niewystawienia e-faktury w wymaganym terminie, niezarejestrowania sie w systemie SEF, nieakceptowania faktury w terminie prawnym oraz niezgodnosci z formatem XML.
Jak Arhivix pomaga w obsludze faktur elektronicznych?
Arhivix zostal zaprojektowany, aby maksymalnie uproscic prace z fakturami elektronicznymi i dostosowac Panstwa firme do wymagan prawnych. Oto jak:
Automatyczna archiwizacja e-faktur
Kazda faktura elektroniczna przechodzaca przez Panstwa system jest automatycznie archiwizowana w Arhivix. Bez recznego przenoszenia plikow, bez kopiowania. Faktura jest zapisana, zorganizowana i dostepna, kiedy Panstwo jej potrzebuja.
Wyszukiwanie w jezyku naturalnym
Zapomnijcie o przeszukiwaniu folderow. Wpisz "faktura od dostawcy X z marca" i Arhivix AI znajdzie dokladny dokument w kilka sekund. System rozumie kontekst i tresc kazdej faktury.
Automatyczne tagowanie i kategoryzacja
AI automatycznie rozpoznaje typ faktury, dostawce, kwote, date i przypisuje odpowiednie tagi. Bez zadnego wysilku z Panstwa strony faktury sa zorganizowane od pierwszej chwili.
Zgodnosc prawna
Arhivix przechowuje faktury zgodnie z wymogami prawnymi przez minimum 10 lat. Przechowywanie w dwoch europejskich regionach AWS, szyfrowanie AES-256, kompletna sciezka audytu.
Integracja z ksiega archiwalna
Faktury sa automatycznie rejestrowane w cyfrowej ksiedze archiwalnej. Gdy kontrola zada dostepu, wszystko jest gotowe jednym kliknieciem.
Podsumowanie
Fakturowanie elektroniczne w Serbii nie jest juz opcjonalne, lecz obowiazkowe. System SEF przynosi przejrzystosc i efektywnosc, ale rowniez wymaga przygotowania technicznego. Dzieki Arhivix caly proces jest zautomatyzowany: od odbioru faktury, przez archiwizacje, po wyszukiwanie i raportowanie kontrolne.
Zamiast dostosowywac sie do systemu, pozwolcie, aby system dostosowal sie do Panstwa. Wyprobujcie Arhivix za darmo przez 14 dni.
