"Mandamelo per email" -- una frase che costa alle aziende migliaia di ore
Nell'azienda media, i documenti vengono scambiati via email, app di messaggistica e vari canali di comunicazione. Il contabile ha bisogno di una fattura -- arriva su un'app di messaggistica. Il direttore ha bisogno di un contratto -- qualcuno lo trova in una vecchia email. Bolla di consegna? Da qualche parte in un allegato di 3 mesi fa.
Questo "funziona" -- finche non funziona piu. E smette sempre di funzionare nel momento peggiore: durante un controllo fiscale, una revisione o quando un cliente richiede una prova di consegna.
7 problemi nell'invio di documenti via email
1. I documenti si perdono nella posta in arrivo
L'utente aziendale medio riceve oltre 120 email al giorno. Una fattura di un mese fa e sepolta sotto centinaia di altri messaggi.
2. Nessun controllo delle versioni
Un collega invia il contratto v1. Ricevete la correzione v2 via email. Il cliente invia commenti via chat. La versione finale e... dove?
3. Nessun controllo degli accessi
Una volta inviato un documento via email, ne perdete il controllo. Chi l'ha inoltrato? Chi l'ha salvato su un laptop personale?
4. Spazio di archiviazione limitato
Lo spazio email gratuito si riempie velocemente quando ogni fattura e di 2-5 MB e le bolle di consegna contengono immagini dei prodotti.
5. La ricerca non funziona per i documenti scansionati
Un collega scansiona una fattura e la invia come immagine. L'email non puo cercare il testo all'interno di quell'immagine.
6. Nessuna categorizzazione
L'email non distingue una fattura da un'offerta, un contratto da appunti di una riunione. Tutti i documenti sono semplicemente "allegati".
7. Non conformita legale
Le leggi sull'archiviazione richiedono che i documenti siano conservati per categoria con periodi di conservazione definiti. L'email non soddisfa nessuno di questi requisiti.
La soluzione: un DMS centralizzato
- Un unico posto per tutti i documenti -- basta con "dove l'ho mandato?"
- Ricerca con intelligenza artificiale -- descrivete il documento a parole, il sistema lo trova
- Classificazione automatica -- il sistema riconosce i tipi di documento
- Portale clienti -- invece dell'email, i clienti caricano direttamente nel vostro sistema
- Controllo degli accessi -- chi vede cosa, con traccia di controllo completa
Conclusione
L'email e stata creata per la comunicazione, non per la gestione documentale. Ogni volta che inviate una fattura via email, create un duplicato non controllato.
Arhivix sostituisce email e app di messaggistica per lo scambio di documenti. I clienti caricano tramite un portale, i team accedono tramite il DMS e l'intelligenza artificiale trova qualsiasi documento in pochi secondi. Provatelo gratuitamente -- 14 giorni, senza carta di credito.
