Introduzione: la fatturazione elettronica in Serbia
Nel 2022, la Serbia ha lanciato il Sistema di Fatturazione Elettronica (SEF) come piattaforma statale centralizzata per l'emissione, l'invio, la ricezione e la conservazione delle fatture elettroniche. Da gennaio 2023, l'utilizzo del SEF e obbligatorio per tutti i soggetti IVA nel settore privato.
L'obiettivo del sistema e la completa digitalizzazione della fatturazione, la riduzione delle frodi fiscali e l'automazione dei processi aziendali. Al posto di fatture cartacee, PDF o email, tutte le fatture passano attraverso un sistema statale unificato in formato XML strutturato. Questo fa parte di una spinta piu ampia verso l'archiviazione elettronica di tutta la documentazione aziendale.
Cos'e il SEF (Sistema di Fatturazione Elettronica)?
Il SEF e la piattaforma centrale del Ministero delle Finanze della Repubblica di Serbia per la fatturazione elettronica. E stato sviluppato come sistema obbligatorio attraverso il quale devono passare tutte le fatture tra soggetti economici.
Caratteristiche principali del sistema SEF:
- Formato XML strutturato che consente l'elaborazione automatica
- Numero di identificazione univoco per ogni fattura
- Verifica automatica dell'accuratezza dei dati
- Conservazione delle fatture per un minimo di 10 anni (5 anni per i soggetti non IVA)
- Firma elettronica o certificato per la registrazione e l'accesso
Chi deve utilizzare il SEF?
L'obbligo di utilizzo del sistema SEF dipende dal tipo di soggetto:
Obbligatorio da gennaio 2023:
- Tutti i soggetti IVA nel settore privato (transazioni B2B)
- Enti del settore pubblico (istituzioni statali, imprese pubbliche)
- Settore privato verso settore pubblico (transazioni B2G)
Obbligatorio anche per:
- Soggetti non IVA che fatturano al settore pubblico
- Tutti i soggetti che ricevono fatture da soggetti IVA
L'unica eccezione sono le persone fisiche che non svolgono attivita commerciali e i piccoli imprenditori che non sono nel sistema IVA e non operano con il settore pubblico.
Come funziona il SEF nella pratica?
Il processo di fatturazione elettronica tramite SEF funziona come segue:
- Creazione della fattura nel vostro software contabile o direttamente sul portale SEF
- Invio tramite SEF nel formato XML prescritto
- Verifica automatica dei dati da parte del sistema (codice fiscale, importo, IVA)
- Assegnazione di un numero univoco e data di emissione
- Ricezione da parte dell'acquirente tramite il sistema SEF
- Accettazione o rifiuto della fattura da parte del destinatario
- Conservazione permanente nel sistema (minimo 10 anni)
Scadenze per la ricezione e l'accettazione delle fatture
| Azione | Settore pubblico | Settore privato |
|---|---|---|
| Termine per accettazione/rifiuto | 15 giorni | 15 giorni |
| In assenza di risposta | Considerata accettata | Considerata rifiutata |
| Termine per la registrazione IVA | 12 giorni dalla fine del periodo fiscale | 12 giorni dalla fine del periodo fiscale |
Cosa cambia dal 2026?
La Legge sulla fatturazione elettronica e stata modificata alla fine del 2025 e le modifiche piu importanti entrano in vigore nel corso del 2026:
Da marzo 2026:
- Fatture interne obbligatorie generate direttamente nel SEF (per gli utenti gia registrati)
- Fatturazione elettronica per il commercio al dettaglio in determinati casi
- B2G bolle di consegna elettroniche diventano obbligatorie per il settore privato
Da fine 2026 / inizio 2027:
- Dichiarazioni IVA precompilate basate sui dati del SEF
- Riconciliazione automatica delle fatture in entrata e in uscita
- Maggiore automazione degli obblighi fiscali
Vantaggi della fatturazione elettronica
Il passaggio alla fatturazione elettronica porta vantaggi concreti:
- Risparmio fino all'80% dei costi rispetto alla fatturazione cartacea
- Eliminazione degli errori da inserimento manuale dei dati
- Processo di pagamento piu rapido poiche la fattura arriva istantaneamente
- Conservazione automatica senza spazio fisico per l'archivio
- Supervisione piu semplice e revisione di tutte le fatture emesse e ricevute
- Conformita legale senza lavoro amministrativo aggiuntivo
Sanzioni per il mancato adempimento
Il mancato rispetto degli obblighi di fatturazione elettronica comporta sanzioni:
Sanzioni per persone giuridiche: 200.000 - 2.000.000 RSD
Per imprenditori: 50.000 - 500.000 RSD
Per i responsabili: 50.000 - 150.000 RSD
Le sanzioni si applicano per: mancata emissione di una fattura elettronica entro il termine prescritto, mancata registrazione nel sistema SEF, mancata accettazione di una fattura entro il termine legale e non conformita al formato XML.
Come aiuta Arhivix con le fatture elettroniche?
Arhivix e progettato per semplificare il piu possibile il vostro lavoro con le fatture elettroniche e allineare la vostra attivita alla legge. Ecco come:
Archiviazione automatica delle fatture elettroniche
Ogni fattura elettronica che passa attraverso il vostro sistema viene automaticamente archiviata in Arhivix. Nessun trasferimento manuale di file, nessuna copia. La fattura viene salvata, organizzata e accessibile ogni volta che ne avete bisogno.
Ricerca in linguaggio naturale
Dimenticate la ricerca nelle cartelle. Digitate "fattura del fornitore X di marzo" e l'AI di Arhivix trovera il documento esatto in pochi secondi. Il sistema comprende il contesto e il contenuto di ogni fattura.
Etichettatura e categorizzazione automatica
L'AI riconosce automaticamente il tipo di fattura, il fornitore, l'importo, la data e assegna le etichette appropriate. Senza alcuno sforzo da parte vostra, le fatture sono organizzate fin dal primo momento.
Conformita legale
Arhivix conserva le fatture in conformita ai requisiti di legge per un minimo di 10 anni. Archiviazione in due regioni europee AWS, crittografia AES-256, audit trail completo.
Integrazione con il libro degli archivi
Le fatture vengono automaticamente registrate nel libro degli archivi digitale. Quando un'ispezione richiede l'accesso, tutto e pronto con un solo clic.
Conclusione
La fatturazione elettronica in Serbia non e piu facoltativa ma obbligatoria. Il sistema SEF porta trasparenza ed efficienza, ma richiede anche preparazione tecnica. Con Arhivix, l'intero processo e automatizzato: dalla ricezione della fattura, passando per l'archiviazione, fino alla ricerca e alla rendicontazione per le ispezioni.
Invece di adattarvi al sistema, lasciate che il sistema si adatti a voi. Provate Arhivix gratuitamente per 14 giorni.
