"Enviamelo por correo" -- una frase que cuesta a las empresas miles de horas
En la empresa promedio, los documentos se intercambian por correo electronico, aplicaciones de mensajeria y diversos canales de comunicacion. El contable necesita una factura -- llega por una app de chat. El director necesita un contrato -- alguien lo encuentra en un correo antiguo. Albaran? En algun lugar en un adjunto de hace 3 meses.
Esto "funciona" -- hasta que deja de funcionar. Y siempre deja de funcionar en el peor momento: durante una auditoria fiscal, una revision o cuando un cliente solicita un comprobante de entrega.
7 problemas de enviar documentos por correo electronico
1. Los documentos se pierden en la bandeja de entrada
El usuario empresarial promedio recibe mas de 120 correos diarios. Una factura de hace un mes esta enterrada bajo cientos de otros mensajes.
2. Sin control de versiones
Un companero envia el contrato v1. Usted recibe la correccion v2 por correo. El cliente envia comentarios por chat. La version final esta... donde?
3. Sin control de acceso
Una vez que envia un documento por correo, pierde el control sobre el. Quien lo reenvio? Quien lo guardo en un portatil personal?
4. Almacenamiento limitado
El almacenamiento gratuito de correo se llena rapidamente cuando cada factura tiene 2-5 MB y los albaranes contienen imagenes de productos.
5. La busqueda no funciona para documentos escaneados
Un companero escanea una factura y la envia como imagen. El correo no puede buscar texto dentro de esa imagen.
6. Sin categorizacion
El correo no distingue una factura de una propuesta, un contrato de unas notas de reunion. Todos los documentos son solo "adjuntos".
7. Incumplimiento legal
Las leyes de archivado exigen documentos almacenados por categoria con periodos de conservacion definidos. El correo electronico no cumple ninguno de estos requisitos.
La solucion: DMS centralizado
- Un solo lugar para todos los documentos -- no mas "donde envie eso?"
- Busqueda por IA -- describa el documento con palabras, el sistema lo encuentra
- Clasificacion automatica -- el sistema reconoce los tipos de documento
- Portal de clientes -- en lugar de correo, los clientes cargan directamente en su sistema
- Control de acceso -- quien ve que, con pista de auditoria completa
Conclusion
El correo electronico fue creado para la comunicacion, no para la gestion documental. Cada vez que envia una factura por correo, crea un duplicado sin control.
Arhivix sustituye al correo electronico y las aplicaciones de mensajeria para el intercambio de documentos. Los clientes cargan a traves de un portal, los equipos acceden a traves del DMS y la IA encuentra cualquier documento en segundos. Pruebelo gratis -- 14 dias, sin tarjeta de credito.
