Sorun: sahibi olmayan sözleşmeler
Ortalama bir orta ölçekli şirketin 200 ila 800 aktif sözleşmesi vardır: müşteriler, tedarikçiler, çalışanlar, kiraya verenler, sigorta şirketleri, telekom operatörleri, IT sağlayıcıları, leasing şirketleri, kiracılar ve taşeronlarla. Her sözleşmenin birden çok süresi vardır: bitiş tarihi, sessiz uzatmadan önce fesih süresi, yenileme süresi, ödeme dinamiği, itiraz süresi.
Çoğu şirkette kimse resmi olarak süreleri takip etmekle görevlendirilmemiştir. Sözleşmeler mali müdürün kafasında, unutulan bir Excel tablosunda veya 6 ay sonra aranamaz hale gelen bir e-posta arşivinde tutulur. Sonuç: feshetmek istediğiniz halde sözleşmeler otomatik olarak uzar, ceza aldığınız ödemeler gecikir, kapsanmamış garantiler sona erer.
Kaçırılmış sürenin somut bedeli
- Boşaltmayı planladığınız ofis kirasının sessiz uzatılması: İstanbul'da 100 m² ortalama ofis, m² başına aylık 14 avro = bir yıl için 16.800 avro ek kira, artı artan işletme giderleri.
- Yıllık peşin ödemeli yazılım lisansı için kaçırılmış fesih süresi: tipik SaaS sözleşmesi kullanıcı başına aylık 30 ila 200 avro × 50 kullanıcı × 12 ay = 18.000 ila 120.000 avro takılı kalmış maliyet.
- Yenilenmemiş süresi dolmuş araç veya mülk sigortası: hasar durumunda şirket tam maddi sorumluluğu üstlenir. Bir trafik kazasından kaynaklanan zararlar 20.000 avroyu kolayca aşar, depo yangını çok daha fazla.
- Tedarikçide kaçırılmış itiraz süresi: teslim edilen ekipman arızalı, garanti süresi dolmuş. Onarım veya değiştirmeyi kendiniz ödersiniz.
- Müşteri sözleşmesi kapsamında geç ödeme: tipik olarak fatura tutarına günlük %0,02 ceza, artı işbirliği kesintisi riski.
- Sözleşmenin gerektirdiği rapor sunma süresinin kaçırılması (örn. AB projesinde): zaten yapılmış işin ödemesini alma hakkının kaybı, bazen daha önce ödenmiş tutarın iadesi yükümlülüğü.
Risklere göre sözleşme türleri
| Sözleşme türü | En tehlikeli süre | Neden risklidir |
|---|---|---|
| İşyeri kirası | Sessiz uzatmadan önce fesih (tipik olarak 90 gün önce) | Kaçırırsanız bir yıl yeni kira |
| SaaS ve yazılım lisansları | Yıllık yenilemeden önce fesih | Geri alınamayacak şekilde önceden faturalanmış yıl |
| Sigorta | Poliçe bitiş tarihi | Kapsanmamış zarar = şirketin tam sorumluluğu |
| Leasing | Son taksitten sonra satın alma opsiyonu | Kaçırma = ödenen taksitlerle birlikte aracın kaybı |
| Telekomünikasyon paketleri | Yeni zorunlu iki yıllık aboneliğin başlamasından önce fesih | Onayınız olmadan iki yıllık yeni yükümlülük |
| AB hibe sözleşmeleri | Raporlama süreleri | Ödeme hakkının kaybı |
| Tedarikçi garantileri | İtiraz süresi | Değiştirme veya onarım hakkının kaybı |
| Mahkeme uyuşmazlıkları | Usul süreleri (itiraz, istinaf) | Kaçırılmış süre nedeniyle davanın kaybı |
Sözleşme yönetim sistemi neye sahip olmalıdır
Tüm aktif sözleşmelerle merkezi veritabanı
Türe, karşı tarafa, yetkili departmana ve değere göre sınıflandırılmış, dijital formdaki tüm sözleşmelerle tek konum. Ofislere ve USB belleklere dağılmış klasörler değil.
Yapılandırılmış meta veriler
Her sözleşme için: imza tarihi, yürürlüğe giriş tarihi, bitiş tarihi, uzatma türü (otomatik veya talep üzerine), fesih süresi, değer, para birimi, şirketteki sorumlu kişi, karşı taraftaki sorumlu kişi.
Katmanlı otomatik hatırlatıcılar
Standart yapılandırma: bitişten 90 gün önce hatırlatıcı (müzakere için zaman), 60 gün (gidiyorsa fesih hazırlığı), 30 gün (son fırsat), 7 gün (müdüre eskalasyon). Hatırlatıcılar yalnızca "sorumluya" değil, çalışanın izni veya yokluğu süreyi kaçırmasın diye amirine de gönderilir.
Karar workflow'u
Hatırlatıcı geldiğinde, sistem kimin karar vermesi gerektiğini bilir: kullanan departman önerir, departman müdürü iletir, mali müdür onaylar, hukuk birimi belgeyi hazırlar. Her şey, tarihler ve imzalarla kaydedilir.
Sürümleme ve ekler
Her ek, ilave, değişiklik tarih ve yazarla orijinal sözleşmeye bağlanır. "Mevcut koşullara nasıl ulaştık" geçmişine ihtiyacınız olduğunda, e-posta araması değil, birkaç tıklamadır.
Koşullara göre hızlı arama
"Önümüzdeki 90 gün içinde sona eren tüm sözleşmeler", "X tedarikçisiyle tüm sözleşmeler", "belirli bir sorumlu kişisi olmayan 10.000 avronun üzerinde tüm sözleşmeler". Güncellenmemiş Excel filtreleri olmadan.
Sistemi nasıl uygulamaya alırsınız (kademeli, iş kesintisi olmadan)
- Ay 1: tüm aktif sözleşmelerin envanteri. Tipik olarak herkesin beklediğinden %20 ila 40 daha fazlası bulunur, artı kopyaları bulunamayan %5 ila 10 sözleşme.
- Ay 2: dijitalleştirme ve temel meta verilerin girişi. İlk öncelik: önümüzdeki 6 ayda süresi dolan sözleşmeler.
- Ay 3: kategoriye göre sorumlu kişilerin tanımlanması. Bu adım olmadan hatırlatıcılar "boşa" gider.
- Ay 4 ve sonrası: her yeni sözleşme imza tarihinde tanımlanmış süreler ve sorumlu kişi ile birlikte sisteme zorunlu olarak girer. İstisnasız.
ROI: bu sistem ne kadar değerli
300 aktif sözleşmesi olan bir şirket için ihtiyatlı tahmin: sistem yılda yalnızca üç kaçırılmış süreyi önlese bile (örn. bir otomatik kira uzatma, bir gereksiz SaaS lisansı yenilemesi, bir zamanında yenilenen sigorta), tasarruflar yıllık 30.000 avroyu aşar. Aynı hacim için DMS çözümü maliyeti yıllık 3.000 ila 6.000 avroyu nadiren aşar. Yatırım geri dönüşü: sistemin önlediği ilk kaçırılmış süre.
