Ise Alim Kagit Catalaği
Her yeni ise alim bir yigin belge olusturur: imzalanmis is sozlesmesi, kimlik dogrulama kopyalari, vergi formlari, yan odeme kayit, banka bilgileri, gizlilik anlasması, acil durum iletisim formu, is guvenligi egitim belgesi. Yılda 50 kisi isen bir sirket icin bu, her ise alimin tum is suresi ve cogu zaman sonrasında da erisimli olmasi gereken islenip dogrulanip dosyalanmasi gereken 400+ belgedir.
Kuresel capi isverenlerin %87'si artık ise alimin en az bir boyutunda yapay zeka kullaniyor — ancak is teklif mektubu imzalanir imzalanmaz surecler kagita ve manuel dosyalamaya geri doner. Dijital ise alim ile kagit tabanli ise alim arasindaki bosluk, belgelerin kaybolduğu, son tarihlerin gozden kacırıldığı ve uyum bosluklaırının ortaya cikmasi yeridir.
Eski Personel Dosyaları: Aranamaz Arsiv
Cogu sirkette personel dosyaları, disiplin kayitları, egitim sertifikalari, performans degerlendirmeleri olarak saklanan taranmis goruntu PDF'leri yillardir mevcuttur. Bu arsivler tamamen aranamaz. 2019'dan belirli bir calisanin egitim sertifikasini bulmak, tam olarak hangi klasorde oldugunu bilmeyi gerektiriyor — ya da bulana kadar personel klasorudeki her dosyayı tararsiniz.
IK OCR'nin Islemesi Gerekenler
- Kimlik belgeleri — cesitli formatlar ve guvenlik ozellikleriyle pasaportlar, ulusal kimlikler, calisma izinleri
- Imzalanmis sozlesmeler — basili belgeler uzerine islak imzalar, cogunlukla kısmen elle yazilmis
- Vergi ve bordro formlari — belirli alan duzenlemeleriyle devlet tarafindan verilen formlar
- Egitim sertifikalari — farkli formatlarda birden fazla saglayi cidan
- Saglik klirensi — hassas bilgilere sahip ise alim oncesi saglik beyannameleri
Saklama Karmasikliği
IK belgelerinin en karmasik saklama gereksinimlerine sahip olduğu durumlar da vardir: is sozlesmeleri, calisma suresi arti yasal calisma sonrası yillar boyunca, bazi yargı bolgeleri de 50 yıla kadar bordro kayitlari, duzenleyici uyum donemlerinde egitim kayitlari ve ozel veri koruma kurallariyla tibbi kayitlar icin saklanmalidir. Bu cakisan saklama donemlerini manuel olarak yonetmek, hata egilimine acirak ve risklidir.
Arhivix IK Belgelerini Nasil Ele Alir
Arhivix, IK belgelerini belge turlerini tanımlayabilen ve temel veriyi cikarabilen yapay zeka siniflandirmasiyla OCR araciligiyla isler — sozlesme tarihleri, calisan isimleri, sertifika ayrıntıları ve son kullanma tarihleri. Otomatik saklama politikalari, IK ozgul saklama donemlerinin karmasıklıgını ele alır. Tum veri, hassas IK dosyalarının yalnizca yetkili personel tarafindan gorulebilmesini saglayan belge basi erisim denetimleriyle AWS S3 uzerinde AES-256 ile sifrelenir. Denetim izi her erisimi belgeler — calisan veri koruma uyumu icin kritiktir.
