Korku #1: "Binlerce Belgemiz Var"
DMS dusuen her sirketin ayni korkusu var: "Tum belgeleri sunucudan, emailden, dosya dolaplarindan nasil aktaririz?" Cevap: hepsini bir anda yapmak zorunda degilsiniz.
Adim 1: Mevcut Belge Envanteri
Gecisten once envanter cikarinn:
- Toplam kac belge (klasore gore tahmin)?
- Neredeler: paylasimli surucu, email, kagit, bulut?
- Hangi formatlarda: PDF, Word, Excel, taranan?
- Hangileri aktif, hangileri arsiv?
Adim 2: Onceliklendirme
- Yeni belgeler (hemen): Ilk gunden itibaren her yeni sey DMS'e gider
- Aktif belgeler (hafta 1-2): Aktif sozlesmeler, guncel projeler
- Yasal olarak gerekli (hafta 2-4): Vergi belgeleri, IK dosyalari
- Arsivler (ay 2-3): Eski belgeler, oncelik sirasina gore
Adim 3: Toplu Yukleme
Buyuk hacimler icin -- tum klasorleri surukleyip birakin. DMS mevcut klasor yapinizi korur ve taranan belgelere otomatik OCR uygular.
Zaman Cizelgesi
| Faz | Sure |
|---|---|
| Hazirlik ve envanter | 1-2 gun |
| DMS kurulumu | 1 gun |
| Aktif belge geci | 1-2 hafta |
| Paralel calisma | 2-4 hafta |
| Tam goc | 1-3 ay |
Sonuc
Arhivix'e gecis is kesintisi anlamina gelmez. Bugun yeni belgelerle baslayin, eskileri kademeli tasiyin. Toplu yukleme, AI etiketleme ve OCR sureci agrisiz kilar. Ucretsiz deneyin.
