Ce este Regulamentul privind protectia materialului registraturistic?
Regulamentul privind protectia materialului registraturistic si a materialelor arhivistice este un act intern pe care fiecare persoana juridica si antreprenor din Serbia trebuie sa il adopte. Acest document defineste modul in care o companie organizeaza, stocheaza, protejeaza si gestioneaza documentatia sa -- de la creare la distrugere sau transfer la arhiva.
Obligatia de a adopta Regulamentul este prescrisa de Articolul 10 al Legii privind materialele arhivistice si activitatea arhivistica ("Monitorul Oficial RS", nr. 6/2020).
Cine trebuie sa aiba acest Regulament?
- Toate persoanele juridice (SRL, SA, intreprinderi publice)
- Antreprenorii
- Institutiile si organismele guvernamentale
- Asociatiile si fundatiile
- Scolile, spitalele, institutiile culturale
In esenta -- oricine creeaza sau detine documentatie ca parte a activitatii sale.
Ce ar trebui sa contina Regulamentul?
1. Dispozitii generale
Definirea obiectului, bazei legale, termenilor (material registraturistic, materiale arhivistice, marca de clasificare).
2. Metode de evidentiere si clasificare
Cum este primita, inregistrata, clasificata si sortata documentatia pe categorii. Referinte la Lista de categorii a materialului registraturistic.
3. Stocare si protectie
- Conditii de stocare (temperatura, umiditate, protectie impotriva incendiilor)
- Protectie fizica (camera incuiata, rafturi, dosare)
- Protectie digitala (copii de siguranta, criptare, control acces)
4. Persoane responsabile
Numirea persoanei responsabile cu protectia materialului registraturistic. Legea impune fiecarei companii sa numeasca oficial aceasta persoana.
5. Perioade de pastrare
Referinta la Lista de categorii cu perioade de pastrare.
6. Procedura de distrugere
Procedura de distrugere a documentatiei cu perioade de pastrare expirate -- inclusiv obligatia de a obtine aprobarea arhivei competente.
7. Transferul materialelor arhivistice
Procedura de transfer a documentatiei cu valoare permanenta catre arhiva competenta (obligatoriu dupa 30 de ani sau la inchiderea companiei).
8. Dispozitii tranzitorii si finale
Data intrarii in vigoare, obligatia de a familiariza angajatii cu prevederile Regulamentului.
Cum sa adoptati Regulamentul
- Redactati documentul pe baza cerintelor legale si a specificului companiei dumneavoastra
- Personalizati-l pentru activitatea dumneavoastra -- o companie IT si o companie de constructii au tipuri diferite de documentatie
- Directorul adopta Regulamentul prin decizie
- Informati angajatii despre prevederile Regulamentului
- Pastrati Regulamentul si puneti-l la dispozitia arhivei competente la cerere
Legatura cu alte obligatii
Regulamentul face parte dintr-un sistem mai amplu de protectie a documentelor care include:
- Lista de categorii a materialului registraturistic -- clasificare si perioade de pastrare
- Registrul de arhiva -- evidenta anuala a documentatiei
- Numirea persoanei responsabile -- act formal
Toate aceste documente impreuna formeaza protectia juridica completa a documentatiei dumneavoastra.
Sanctiuni pentru inexistenta Regulamentului
Daca inspectia arhivistica constata ca o companie nu are un Regulament adoptat, sanctiunile sunt:
- Persoane juridice: 50.000 - 2.000.000 RSD
- Persoane responsabile: 5.000 - 150.000 RSD
Concluzie
Regulamentul privind protectia materialului registraturistic nu este o formalitate -- este baza intregului sistem de gestionare a documentelor din compania dumneavoastra. Fara el, toate celelalte obligatii (registrul de arhiva, lista de categorii, distrugerea) nu au un cadru juridic.
Arhivix va ajuta sa implementati tot ce prescrie Regulamentul -- de la clasificare si stocare la urmarirea automata a perioadelor de pastrare si generarea registrului de arhiva. Incercati gratuit.
