De ce companiile folosesc OneDrive
OneDrive vine la pachet cu Microsoft 365. Daca compania dumneavoastra foloseste Outlook, Word, Excel si Teams -- OneDrive este acolo "gratuit." Sincronizarea cu desktopul este fara cusur, integrarea cu Office functioneaza excelent.
Pentru utilizatorii individuali si echipele mici care folosesc in principal documente Office -- OneDrive este suficient. Dar cand apar cerintele legale, obligatiile de reglementare si sute de documente lunar -- incep problemele.
6 limitari ale OneDrive pentru documentele de afaceri
1. Organizare bazata pe foldere
Aceeasi structura de foldere ca un hard disk local. Fara clasificare automata dupa tip, client sau perioada.
2. Fara OCR pentru documente scanate
Facturile scanate si contractele fotografiate cu telefonul sunt stocate dar nu pot fi cautate dupa continut.
3. Fara urmarirea perioadelor de pastrare
OneDrive nu stie ca facturile trebuie pastrate 10 ani sau documentele HR permanent.
4. Control acces limitat pentru echipe mai mari
Fara acces bazat pe roluri. Nu puteti defini "contabilii vad finantele, soferii vad avizele de expeditie."
5. Fara registru de arhiva sau conformitate legala
OneDrive nu genereaza registre de arhiva, nu urmareste pastrarea si nu gestioneaza procedurile de distrugere conform legislatiei sarbesti.
6. Fara semnatura electronica sau avize de expeditie electronice
OneDrive stocheaza fisiere dar nu le poate semna electronic sau genera documente de expeditie.
Comparatie
| Functionalitate | OneDrive | DMS (Arhivix) |
|---|---|---|
| Stocare in cloud | Da | Da |
| Clasificare automata | Nu | Da (AI) |
| OCR | Nu | Da |
| Urmarire pastrare | Nu | Da |
| Registru de arhiva | Nu | Da |
| Semnatura electronica | Nu | Da |
| Portal clienti | Nu | Da |
| Cautare AI in continut | Nu | Da |
Concluzie
OneDrive este excelent pentru ecosistemul Office, dar pentru documentatia de afaceri cu cerinte legale -- nu este suficient.
Arhivix completeaza Microsoft 365 -- gestionarea documentelor de afaceri cu cautare AI, clasificare automata, semnatura electronica si conformitate juridica completa. Incercati gratuit.
