Ce este Lista de categorii a materialului registraturistic?
Lista de categorii a materialului registraturistic cu perioade de pastrare este un document intern obligatoriu pe care fiecare persoana juridica si antreprenor din Serbia trebuie sa il adopte. Contine toate tipurile de documentatie create in timpul operatiunilor de afaceri, impreuna cu perioadele de pastrare pentru fiecare tip.
Fara acest document, o companie nu poate legal:
- Sa mentina un registru de arhiva
- Sa distruga documentatia cu perioade de pastrare expirate
- Sa organizeze arhivele in modul prescris
Baza legala
Obligatia de a crea Lista de categorii este prescrisa de Articolul 11 al Legii privind materialele arhivistice si activitatea arhivistica ("Monitorul Oficial RS", nr. 6/2020):
"Creatorul si detinatorul materialului registraturistic si al materialelor arhivistice este obligat sa adopte o lista de categorii a materialului registraturistic cu perioade de pastrare, cu aprobarea prealabila a arhivei competente."
Aceasta inseamna ca Lista nu trebuie doar sa existe, ci trebuie sa fie aprobata de arhiva teritoriala competenta.
Cum arata Lista de categorii?
Lista este de obicei organizata in forma tabelara:
| Marca de clasificare | Denumire categorie | Perioada de pastrare |
|---|---|---|
| 01 | Documentatie de infiintare (statut, decizie de inregistrare) | Permanent |
| 02 | Acte normative (regulamente, decizii, ordine) | Permanent |
| 03 | Documentatie HR (contracte de munca, decizii) | Permanent |
| 04-01 | Situatii financiare (bilant, cont de profit si pierdere) | Permanent |
| 04-02 | Facturi emise | 10 ani |
| 04-03 | Facturi primite | 10 ani |
| 05 | Documentatie fiscala (declaratii, decizii) | 5 ani |
| 06 | Documente contabile (note contabile, extrase) | 5 ani |
| 07 | Contracte comerciale (cu clienti, furnizori) | 10 ani dupa expirare |
| 08 | Corespondenta generala de afaceri | 2 ani |
| 09 | Documentatie tehnica | Permanent |
| 10 | Documentatie SSM (securitate si sanatate in munca) | 40 ani |
Acesta este doar un exemplu -- Lista dumneavoastra trebuie sa reflecte tipurile reale de documentatie create in compania dumneavoastra.
Cum sa creati o Lista de categorii: Pas cu pas
1. Identificati toate tipurile de documente
Treceti prin toate sectoarele si departamentele. Intrebati angajatii ce documente creeaza sau primesc. Nu uitati documentatia electronica -- facturi electronice, emailuri, contracte digitale.
2. Determinati perioadele de pastrare
Pentru fiecare tip de document, determinati perioada de pastrare pe baza:
- Cerintelor legale (Legea contabilitatii, Legea muncii, legi fiscale)
- Nevoilor interne de afaceri
- Recomandarilor arhivei competente
3. Organizati intr-un sistem de clasificare
Atribuiti marci de clasificare fiecarei categorii. Folositi un sistem numeric care este logic si usor de utilizat.
4. Adoptati prin decizie interna
Directorul sau persoana autorizata emite o Decizie de adoptare a Listei de categorii.
5. Depuneti la arhiva competenta pentru aprobare
Trimiteti Lista la arhiva teritoriala competenta. Arhiva poate aproba Lista sau solicita modificari. Doar la primirea aprobarii Lista devine valida.
Probleme frecvente
- Liste generice copiate de pe internet -- Fiecare companie trebuie sa aiba o lista adaptata activitatilor sale
- Omiterea documentelor electronice -- Facturile electronice, contractele electronice si corespondenta digitala trebuie incluse
- Neactualizarea cand activitatile se schimba -- Daca compania se extinde sau isi schimba activitatea, Lista trebuie actualizata
- Fara aprobare de la arhiva -- O Lista fara aprobare nu are forta juridica
Cum ajuta Arhivix
Arhivix clasifica automat documentele conform Listei dumneavoastra de categorii de indata ce le incarcati. Perioadele de pastrare sunt urmarite automat, iar sistemul va notifica cand documentatia expira si cand este timpul sa depuneti o cerere de distrugere.
Nu mai gestionati evidentele manual. Lasati Arhivix sa o faca pentru dumneavoastra -- automat, precis si in conformitate cu legea.
