Trilema stocarii in cloud: Google Drive, Dropbox sau OneDrive?
Cand o companie se gandeste la documente in cloud, alege de obicei intre trei optiuni: Google Drive, Dropbox sau OneDrive. Fiecare are avantaje, dar toate au aceeasi problema fundamentala -- sunt concepute pentru stocarea fisierelor, nu pentru gestionarea documentelor.
In acest articol, vom compara toate cele trei servicii cu un DMS specializat si vom arata de ce niciun cloud drive nu poate inlocui un DMS real.
Care este diferenta intre stocarea in cloud si DMS?
Stocarea in cloud (Google Drive, Dropbox, OneDrive) este un hard disk digital in cloud. Stocati fisiere, le organizati in foldere si le partajati cu colegii.
DMS (Document Management System) este un sistem care intelege ce sunt documentele dumneavoastra. Le clasifica, urmareste perioadele de pastrare, asigura conformitatea cu reglementarile, permite semnaturi electronice si genereaza registre de arhiva.
Diferenta este ca intre un raft de carti si o biblioteca -- un raft stocheaza carti, o biblioteca le catalogheaza, le conserva, le face cautabile si le imprumuta conform regulilor.
Google Drive, Dropbox, OneDrive: Ce ii lipseste fiecaruia
Google Drive -- Simplu, dar superficial
- Avantaj: gratuit pana la 15 GB, integrat cu Gmail si Google Workspace
- Lipseste: OCR pentru documente scanate, perioade de pastrare, semnaturi electronice, registru de arhiva
- Problema: cautarea nu functioneaza pentru PDF-uri si documente scanate
Dropbox -- Bun pentru partajare, slab pentru gestionare
- Avantaj: sincronizare rapida, aplicatie desktop excelenta
- Lipseste: clasificare documente, fluxuri de lucru, functii de conformitate cu reglementarile
- Problema: conflicte de sincronizare cand mai multe persoane editeaza acelasi fisier
OneDrive -- Parte din ecosistemul Microsoft, dar nu suficient singur
- Avantaj: integrare profunda cu aplicatiile Office
- Lipseste: clasificare automata (fara SharePoint), reglementari locale
- Problema: pentru functionalitate DMS aveti nevoie de SharePoint -- complexitate si costuri suplimentare
Comparatie detaliata: Cloud vs DMS
| Functionalitate | Google Drive | Dropbox | OneDrive | DMS (Arhivix) |
|---|---|---|---|---|
| Plan gratuit | 15 GB | 2 GB | 5 GB | Nivel gratuit |
| Cautare OCR | Limitata | Nu | Nu | Da (AI) |
| Clasificare automata | Nu | Nu | Nu* | Da |
| Perioade de pastrare | Nu | Nu | Nu* | Da |
| Semnatura electronica | Supliment | Dropbox Sign | Supliment | Integrata |
| Fluxuri de aprobare | Nu | Nu | Nu* | Da |
| Registru de arhiva | Nu | Nu | Nu | Da |
| Jurnal de audit | De baza | De baza | De baza | Detaliat |
| Conformitate cu reglementarile | Nu | Nu | Nu | Da |
* Disponibil cu licenta SharePoint Premium/E5 cu configurare suplimentara
5 semne ca trebuie sa treceti la un DMS
1. Aveti mai mult de 1.000 de documente
Cand structura de foldere are mai mult de 5 niveluri, niciun cloud drive nu va poate ajuta sa gasiti un document rapid. Un DMS cu cautare AI gaseste documente in secunde -- indiferent de unde sunt stocate.
2. Aveti cerinte legale de pastrare
Facturile 10 ani, documentele HR permanent, contractele 5 ani dupa expirare. Niciun cloud drive nu urmareste aceste termene automat. Un DMS va alerteaza inainte de expirarea termenelor si previne stergerea accidentala.
3. Va confruntati cu audituri sau inspectii
Cand un inspector fiscal cere toate facturile de la furnizorul X pentru perioada Y -- intr-un cloud drive, inseamna cautare manuala. Un DMS genereaza raportul in 30 de secunde.
4. Mai mult de 10 angajati lucreaza cu documente
Controlul accesului in cloud drives devine nepractic pe masura ce echipele cresc. Cine are acces la ce? Cine a sters ce? Un DMS cu RBAC gestioneaza automat accesul pe baza de roluri.
5. Aveti nevoie de semnaturi electronice si avize de expeditie
Cloud drives nu au semnaturi electronice sau generare de avize de expeditie integrate. Un DMS integreaza ambele intr-un flux de lucru unificat.
Cum arata migrarea de la cloud la DMS?
- Auditati documentele existente -- inventariati ce aveti si unde
- Definiti categoriile -- facturi, contracte, HR, documentatie tehnica
- Incarcare in masa -- DMS-ul clasifica automat documentele migrate
- Instruiti angajatii -- 30 de minute sunt suficiente pentru baze
- Operare paralela -- folositi ambele sisteme 2-4 saptamani in tranzitie
Concluzie: Stocare in cloud ≠DMS
Google Drive, Dropbox si OneDrive sunt instrumente excelente -- pentru ceea ce sunt concepute sa faca. Dar niciunul nu a fost construit pentru a gestiona documentele de afaceri in conformitate cu reglementarile.
Daca aveti nevoie de clasificare, perioade de pastrare, semnaturi electronice, fluxuri de lucru, registre de arhiva si jurnale de audit -- aveti nevoie de un DMS.
Arhivix este DMS-ul care combina simplitatea stocarii in cloud cu toate functiile de care afacerea dumneavoastra are cu adevarat nevoie. Incercati-l gratuit si vedeti diferenta.
