De ce companiile folosesc Google Drive
Google Drive este popular pentru ca este gratuit (pana la 15 GB), simplu si integrat cu Gmail. Pentru echipe mici care partajeaza prezentari si foi de calcul, este perfect adecvat.
Dar cand compania dumneavoastra creste, cand apar cerinte de reglementare, cand documentele devin critice pentru operatiuni -- Google Drive isi arata limitarile.
7 motive pentru care Google Drive nu poate inlocui un DMS
1. Fara control al versiunilor pentru PDF-uri si documente scanate
Google Drive are versionare pentru Google Docs, Sheets si Slides. Dar pentru PDF-uri, fisiere Word, foi de calcul Excel si documente scanate -- care reprezinta 90% din documentatia de afaceri -- nu exista versionare. Daca cineva sterge sau suprascrie accidental un fisier, originalul este pierdut.
2. Cautarea nu intelege continutul PDF
Google Drive poate cauta text in documentele Google, dar pentru fisierele PDF, cautarea functioneaza doar pe numele fisierelor. Documentele scanate sunt complet necautabile. Un DMS cu OCR si cautare AI gaseste documentele dupa continut, chiar si in scanari.
3. Fara perioade de pastrare
Google Drive nu stie ca o factura trebuie pastrata 7 ani sau ca un contract de munca trebuie pastrat 6 ani dupa incetare. Un DMS urmareste automat perioadele legale de pastrare si va avertizeaza inainte de expirare.
4. Controlul granular al accesului este limitat
Google Drive are partajare pe baza de dosar sau fisier, dar pentru echipe mari aceasta devine rapid impracticabila. Un DMS are control al accesului bazat pe roluri (RBAC) -- definiti roluri (contabil, director, sofer) si fiecare rol primeste automat acces la documentele corespunzatoare.
5. Fara trasabilitate a auditului
Cine a deschis documentul? Cine l-a modificat? Cand? Google Drive pastreaza un istoric de baza, dar nu furnizeaza trasabilitatea detaliata a auditului necesara pentru auditurile fiscale si inspectiile de reglementare. Un DMS inregistreaza fiecare actiune.
6. Fara semnare electronica
Google Drive nu are o functie integrata pentru semnarea electronica calificata. Trebuie sa folositi un instrument tert (DocuSign, Adobe Sign) si sa transferati manual fisierele inainte si inapoi. Un DMS precum Arhivix are eSign integrat -- semnati documente fara a parasi sistemul.
7. Fara categorizare automata
Pe Google Drive, organizarea este 100% manuala -- creati dosare, mutati fisiere, denumiti documente. Un DMS cu AI categorizeaza automat documentele in momentul in care le incarcati.
Comparatie detaliata
| Functionalitate | Google Drive | Arhivix DMS |
|---|---|---|
| Cautare continut PDF | Limitata | Cautare AI + OCR |
| Documente scanate | Necautabile | OCR → cautabile |
| Versionare PDF | Nu | Da -- istoric complet |
| Perioade de pastrare | Nu | Urmarire automata |
| Semnatura electronica | Nu (tert) | QES integrat + marcaj temporal |
| Categorizare automata | Nu | Categorizare AI |
| Trasabilitate audit | De baza | Jurnal de audit detaliat |
| Conformitate reglementara | Partiala | Completa (GDPR, eIDAS) |
| Pret (10 utilizatori) | ~70 EUR/luna (Business) | De la 25 EUR/luna |
Cand este Google Drive suficient?
Google Drive este perfect daca:
- Aveti mai putin de 5 angajati
- Nu lucrati cu documente reglementate (facturi, contracte, avize de expeditie)
- Nu aveti nevoie de semnaturi electronice
- Documentele nu sunt critice pentru operatiunile dumneavoastra
Pentru toti ceilalti -- un DMS este esential.
Cum sa migrati de la Google Drive la un DMS
Tranzitia este mai simpla decat credeti:
- Exportati toate fisierele din Google Drive (Google Takeout sau sincronizare)
- Importati in Arhivix -- incarcare in masa cu categorizare automata
- Cautarea AI indexeaza imediat toate documentele
- Configurati accesul -- definiti cine poate vedea ce
- Anulati Google Workspace (sau pastrati-l doar pentru e-mail)
Concluzie
Google Drive este excelent pentru partajarea fotografiilor de vacanta. Dar pentru documentele de afaceri cu cerinte legale de pastrare, care necesita semnaturi si trebuie sa fie cautabile -- aveti nevoie de un DMS adecvat.
Treceti la Arhivix si nu mai folositi un instrument personal de fisiere pentru afaceri serioase.
